I. A szerződő felek adatai:
A bérbeadó, azaz az SZTE adatainak kitöltése során figyelemmel kell lenni arra, hogy az SZTE részéről az adott szerződés aláírására jogosult egyetemi szervezeti egység és annak vezetője a valósággal, és az SZTE kötelezettségvállalási szabályzatának mindenkor hatályos rendelkezéseivel* összhangban kerüljön rögzítésre.
A bérlő adatainak kitöltése során szerepeltetni kell a bérlő nevét, lakcímét/székhelyét (postacímét is, ha az az előzőektől eltér), adóazonosító jelét/adószámát, egyéni vállalkozó törzsszámát/gazdasági társaság cégjegyzék számát/civil szervezet nyilvántartási számát, valamint – nem magánszemély esetén – a képviselő személyét. A bérlő által megadott minden adatot a szerződésbe foglalásuk előtt ellenőrizni szükséges a vonatkozó közhiteles nyilvántartásokban, így:
- egyéni vállalkozó esetén az egyéni vállalkozók nyilvántartásában (https://www.nyilvantarto.hu/evny-lekerdezo/)
- gazdasági társaság esetén a cégnyilvántartásban
(https://www.e-cegjegyzek.hu/?cegkereses)
- civil szervezet esetén a civil szervezetek nyilvántartásában
(https://birosag.hu/civil-szervezetek-nevjegyzeke).

Fontos, hogy a képviselő képviseleti joga ezen nyilvántartások alapján önálló legyen, és szerződéskötéskor ténylegesen fennálljon. Amennyiben nem a nyilvántartásban szereplő személy kerül feltüntetésre a szerződésben, úgy a képviselőként feltüntetett személy csak abban az esetben fogadható el a szerződő fél képviseletre jogosultjaként, amennyiben teljes bizonytó erejű okiratba foglalt meghatalmazással rendelkezik a nyilvántartások szerint képviseletre jogosulttól (jellemzően a gazdasági társaság cégnyilvántartás szerint önálló képviseleti jogkörrel rendelkező ügyvezetője két tanú előtt a szükséges tartalmai és alaki elemekkel rendelkező meghatalmazást ad a szerződés aláírására a cég valamely munkavállalójának).
A bérlő személyére vonatkozó adatok említett nyilvántartásokban való ellenőrzése során ellenőrizni szükséges továbbá azt is, hogy a bérlővel szemben végrehajtási, felszámolási, csőd, kényszertörlési, vagy bármely hasonló eljárás folyamatban van-e. Ellenőrizni javasolt továbbá azt, hogy a NAV által vezetett, valamely okból „problémás” adózókat tartalmazó adatbázisokban szerepel-e a bérlő (https://www.nav.gov.hu/nav/adatbazisok), és azt is, hogy a bérleti szerződés előkésztése és megkötése során rendelkezik-e a bérlő bármilyen lejárt esedékességű, de meg nem fizetett hátralékkal az SZTE irányában. Bármely eset fennállása esetén szerződést az adott (jogi) személlyel kötni nem lehet.
Kötelező törvényi előírás továbbá, hogy bérleti szerződést kizárólag átlátható szervezettel lehet kötni, a bérlő ezen előírásnak való megfelelőségére vonatkozó nyilatkozata a szerződés része.

II. A bérleti szerződés tárgyának meghatározása:
Minden esetben meg kell határozni, hogy mire irányul a szerződés (bérbevétel célja a bérlő részéről), és hogy mi a bérlemény, mely során rögzíteni kell a bérlemény pontos címét (emelet, helyiségszámot is), helyrajzi számát és négyzetméter adatát (ha a helyiségnek csak egy része kerül bérbeadásra, a részterületnek a négyzetméter adatát is), továbbá – ha van – a helyiségbérlettel összefüggő, a szerződés tárgyát képező egyéb eszköz, illetve szolgáltatás paramétereit. Szükséges azt is rögzíteni, hogy a bérlemény a bérlő kizárólagos vagy nem kizárólagos használatába kerül-e bérbeadásra.
Pontosan kell meghatározni a szerződés időtartamát, kezdő és befejező dátummal a határozott idejű szerződések esetében, kezdő dátummal a határozatlan idejű szerződések esetében. Nem kizárólagos használatot biztosító szerződések esetén meg kell határozni, hogy mely napokon, és mely időintervallumokban jogosult a bérlő a használatra.
Amennyiben határozatlan idejű, vagy hosszabb időszakra szóló határozott idejű szerződésről van szó, illetve amennyiben az adott helyiségnek csak egy része kerül bérbeadásra, úgy indokolt a bérleti szerződéshez alaprajzot, helyszínrajzot mellékelni, melyből egyértelműen beazonosítható a szerződés tárgya.
A szerződésben meghatározásra kell kerüljön, hogy az állami vagyonról szóló törvény vonatkozó rendelkezései alapján versenyeztetés útján, vagy annak mellőzésével történt-e a szerződés megkötése. Utóbbi esetben rögzíteni kell az állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény által meghatározott megfelelő kivételre (jellemzően a 24. § (2) bekezdés c) vagy d) pontja) történő pontos hivatkozást (https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=A0700106.TV).

III. Fizetési kötelezettségek rögzítése:
A szerződésben rögzíteni kell a bérleti díj értékét (ennek során nem szabad elfelejteni, hogy a garázs-, valamint az eszköz bérletnek 27% áfa vonzata van), és azt is, hogy a meghatározott érték mire vonatkozik: alkalomra/ órára/ hónapra/ egyéb időszakra. Meg kell határozni a bérleti díjra vonatkozó számla kiállításának gyakoriságát (alkalmat követően/ havonta/ egyéb időszakonként), melynek során mérlegelendő az előre számlázás és előre fizetés kikötésének lehetősége a bérlő fizetési moráljára vonatkozó korábbi tapasztalat alapján, illetve néhány alkalomra szóló bérleti szerződés esetén is. Szintén meg kell határozni a szerződésben a fizetési határidőt is, melynek be nem tartása esetére a Ptk.-ban rögzített késedelmi kamatot javasolt kilátásba helyezni.
A bérleti díj teljesítése során a banki átutalást kell előnyben részesíteni a készpénzes fizetéssel szemben, postai készpénzátutalási megbízással, „csekken” való teljesítés csak indokolt esetben engedhető. A befizetésnek a Magyar Államkincstárnál vezetett számlaszámra kell érkeznie, a közleménybe javasolt a kiállított számla sorszámának feltüntetését előírni.
A szerződésben pontosan meg kell határozni azt a témaszámot, melyre a bevétel könyvelésre fog kerülni.
Amennyiben a szerződés egy évnél hosszabb időre szól, javasolt a bérleti díj indexálásának lehetőségét rögzíteni a szerződésben, ennek gyakoriságát, módját és az irányadó árindexet („a KSH által közzétett előző évi fogyasztói árindex”) meg kell határozni.
Kiemelendő, hogy a bérleti díj meghatározásának alapja az egyes szerződésekhez csatolandó önköltségszámítás, mely során az alábbiakat kell figyelembe venni:
- az SZTE mindenkor hatályos önköltségszámítási szabályzatában előírt követelmények,
- a vonatkozó ágazati jogszabályokban foglalt, a nemzeti vagyonnal való hatékony és felelős gazdálkodást előíró alapelvek,
- a bérbeadással járó mindennemű költségnek a teljes megtérülésére vonatkozó követelmény, amelynek értelmében a számításokat a bérbeadáshoz kapcsolódó személyi és dologi kiadások alapján kell elvégezni; utóbbiaknál különösen fontos a helyiségre vonatkozó amortizációs kiadások, továbbá a bérbeadás során felhasznált energia díjának figyelembe vétele (amennyiben az energia díj a bérleti díjba beépítésre kerül).

IV. Felhasznált energia elszámolásának kérdése:
A bérlő által a bérlet során felhasznált energia továbbszámlázásnak szükségességét a bérleti jogviszony jellemzői alapján kell eldönteni, mely során az alábbiak veendők figyelembe:
A) Nem indokolt a felhasznált energia külön mérése az alkalmi és a nem kizárólagos használatot biztosító szerződéseknél, javasolt a bérleti díjba beépíteni az elhasznált energia értékét (jellemzően előadó terem, sportlétesítmény, egészségügyi kezelő helyiség, illetve egy-egy helyiség részterületének bérbeadása, automata elhelyezéséhez szükséges területbérlet esetén).
B) A felhasznált energia külön mérése és/vagy négyzetméter/légköbméter alapú továbbszámlázása azoknál a szerződéseknél javasolt, amelyek kizárólagos használatot biztosítanak a tárgyi helyiség/helyiségcsoport tekintetében, hosszabb (éven túli) időtartamban, és az energiahasználat az átlagostól várhatóan eltérő lesz. Így például iroda, raktár vagy büfé rendeltetésű helyiségeknek a rendeltetésükkel megegyező célra történő, kizárólagos használata esetén a rendeltetésszerű használat melletti energiafogyasztásra vonatkozóan – a korábbi időszaki adatok alapján - az SZTE rendelkezik átlag értékekkel, a várható energia díjak kiszámítására és bérleti díjba való beépítésére van mód. Azokban az esetekben azonban, amikor a felhasználásra kerülő energia díja várhatóan jelentős összegű lesz (mert például egy helyiségcsoportot étterem üzemeltetése céljából vesznek bérbe), mindenképpen indokolt a felhasznált energia mérése és külön való továbbszámlázása.
A villamos energia és a vízfelhasználás tekintetében almérők bérlő által történő felszerelését kell előírni a szerződésben, fűtés tekintetében jellemzően a légköbméter arányos továbbszámlázás meghatározása javasolt. A felhasznált energiáról külön számla kerül kiállításra, melynek fizetési ütemezésének és módjának a bérleti díj fizetésével indokolt összhangban állnia.
Korábban a bérleti szerződésekben a bérleti díjon és a felhasznált energia továbbszámlázásán túl meghatározásra került ún. hálózatüzemeltetési és fenntartási díj. A továbbiakban ezen díjnak a bérleti díjba való beépítése támogatott, mely vonatkozik mind az újonnan megkötendő szerződésekre, mind a módosításra kerülő szerződésekre.

V. A felek jogai és kötelezettségei:
A fentieken túlmenően rögzíteni szükséges a szerződésben minden olyan kérdést, melyben a felek megállapodtak, illetve amelyek egy esetleges későbbi jogvita elkerülését lehetővé teszik.
A bérlemény takarításának és a keletkező hulladék elszállításának kérdése a szerződésben szintén rögzíthető.
Mindenképpen rögzíteni szükséges azt, hogy a bérleményt csak a bérbeadó írásbeli hozzájárulásával lehet albérletbe adni, bizonyos esetekben az albérletbe adás lehetőségét eleve ki kell zárni.
Javasolt rögzíteni a szerződésben az átadás-átvétel módját a szerződés megkötésekor és annak megszűnése esetére. Feltétlenül ki kell térni arra, hogy a bérlemény visszavételekor milyen kötelezettségek terhelik a bérlőt, továbbá azt, hogy a bérbeadótól a szerződés bármilyen okból történő megszűnése esetére csereelhelyezést nem követelhet, és hogy megtérítési igénnyel még jogalap nélküli gazdagodás jogcímén sem léphet fel a bérbeadóval szemben.
Rögzíteni lehet olyan magatartásokat a bérlő részéről, amelyek rendkívüli felmondást alapozhatnak meg. Rögzíteni kell a rendes felmondási időt, mely az állami tulajdonú ingatlanok esetében a 30 napot nem haladhatja meg.
A szerződésben rögzíteni szükséges, hogy a bérleményt érintő átalakítási munkálat kizárólag a bérbeadóval, és az SZTE Műszaki Igazgatóságával történt előzetes egyeztetés és megállapodás alapján történhet, ellenkező esetben minden, az átalakításhoz kapcsolódó kockázatot és hátrányos következményt a bérlő visel. A bérleti szerződés tárgyának megfelelően olyan speciális műszaki kérdések és szerződési feltételek is felmerülhetnek, melyek egyedi vizsgálatot és döntést igényelhetnek. Ilyen esetben ezek írásban való rögzítése és a megfelelő társirodákkal (különösen a műszaki és a pénzügyi szakterületen) való egyeztetése elengedhetetlen.
A bérleti szerződés céljához kapcsolódó tevékenység végzéséhez szükséges hatósági engedélyek beszerzése minden esetben a bérlő feladata és felelőssége. Amennyiben a bérleményben végezni kívánt tevékenységhez szükséges a bérleményt a bérlőnek telephelyeként, vagy fióktelepeként bejelentenie, azt kizárólag az SZTE külön, vonatkozó nyilatkozata birtokában teheti meg, azzal, hogy a bérleti jogviszony megszűnésekor haladéktalanul köteles a telephely, fióktelep illetékes nyilvántartásból való töröltetéséről gondoskodni.

VI. Egyéb rendelkezések:
A szerződésben mindig meg kell jelölni mind a bérbeadó, mind a bérlő részéről a kapcsolattartó személyeket és azok telefonos és elektronikus elérhetőségét. A bérbeadó részéről kapcsolattartó személy elérhetősége kizárólag egyetemi lehet (tehát nem magán telefonszám és nem magán e-mail cím), míg a bérlő részéről az elérhetőség kizárólag magán telefonszám, magán e-mail cím lehet, még abban az esetben is, ha az illető bérlő az SZTE alkalmazottja.
Elő kell írni, hogy bármilyen rendkívüli esemény esetén a bérlő köteles az SZTE központi rendészeti ügyeletét értesíteni a 62/545-863-as telefonszámon.
Javasolt rögzíteni a szerződésben, hogy melyek az irányadó jogszabályok (tipikusan a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény, az állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény, az állami vagyonnal való gazdálkodásról szóló 254/2007. (X.4.) Korm. rendelet, a lakások és helyiségek bérletére, valamint elidegenítésére vonatkozó 1993. évi LXXVIII. törvény, a polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény, továbbá az egyéb ágazati jogszabályok).
Tűzvédelmi és más biztonsági okokból, valamint a nemdohányzók védelme érdekében a szerződésben utalni szükséges arra, hogy a bérlő az ezen kérdésekre vonatkozó jogszabályokat és az SZTE szabályait köteles betartani.
Állami tulajdonú ingatlanok esetében rögzíteni szükséges, hogy a bérlő hozzájárul ahhoz, hogy amennyiben a bérleti szerződés tárgyát képező vagyonelemre vonatkozóan az SZTE vagyonkezelői joga megszűnik, úgy a bérbeadói pozícióban bekövetkező változásokat szerződés-átruházás jogcímén a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt., mint tulajdonosi joggyakorló harmadik személyre átruházza.

Tekintettel arra, hogy minden bérleti szerződés egyedi, ezért – amennyiben jogszabály, illetve egyetemi szabályozó eszköz nem zárja ki – a fenti javasolt tartalmi elemektől részben eltérni lehetséges, ha az ügy összes körülménye ezt indokolttá teszi, azonban minden esetben a megfelelő döntési kompetenciával rendelkező vezető és szakiroda (különösen a műszaki, létesítményüzemeltetési és pénzügyi szakterület) bevonása indokolt.
Amennyiben valamely szerződés megszerkesztésével, tartalmával kapcsolatban bármilyen kérdés merülne fel, úgy a Műszaki Igazgatóság Létesítményüzemeltetési és Gazdálkodási Iroda munkatársai iránymutatást adnak.

Szeged, 2019. június
 

* Az SZTE 2018. július 1. napja óta hatályos Szerződéskötési és kötelezettségvállalási szabályzata alapján a szerződéskötők és aláírók személyét a szerződés értékétől függően az alábbi táblázat foglalja össze:

(Kattintson a nagyításhoz!)

A szabályzat értelmében a szerződés értékét az alábbiak szerint kell meghatározni:
- határozott időre kötött szerződés esetén a szerződés időtartama alatti bérleti díj összege,
- határozatlan időre kötött szerződés esetén a havi bérleti díj negyvennyolcszorosa.