Vajda Tamás a szegedi József Attila Tudományegyetemen végezte történelem-földrajz szakos tanulmányait. 2004 óta a Szegedi Tudományegyetem Levéltárának igazgatója. A levéltár gyűjti, rendezi és kutathatóvá teszi a kolozsvári/szegedi egyetem történeti dokumentumait. Az egyetemi levéltár eddig fél millió oldal 1919 előtti kolozsvári egyetemtörténeti dokumentumról készített digitális másolatot. Ezek képezik alapját a 2021-ben megjelenő egyetemtörténeti monográfiának. A Történeti Intézet vendégoktatójaként különféle levéltári, forrástani, kutatásmódszertani és egyetemtörténeti kurzust tart. Az önkéntes levéltári gyakornoki program mentora, a hallgatók bevonásával Budapestre, Kolozsvárra és Marosvásárhelyre irányuló tanulmányi gyűjtőutak vezetője. A hazai levéltáros közéletben 2013 óta az egyetemi levéltárak szakmai szervezetének elnöke, a Magyar Levéltárosok Egyesületének választmányi tagja. Tagja a Magyar Egyházi Levéltárosok Egyesületének és a Magyar Egyháztörténeti Enciklopédia Munkaközösségnek is.