A doktori iskola adminisztrátorainak és oktatóinak is fontos feladata az Országos Doktori Tanács elektronikus felületén nyilvántartott adatok pontos karbantartása.

Ennek elmulasztása problámákat és anyagi hátrányt is okozhat a doktori iskolák számára, hiszen az állami ösztöndíjak elosztása, a szabályos működés ellenőrzése is ezeken az adatokon alapul. Részletesebb útmutató az ODT honlapján és a MAB dokumentumokban található. A Doktori Intézet oldalain megtalálhatók az ajánlott adatfrissítési határidők is.

A törzstagok, témavezetők, oktatók legfontosabb feladatai

• az MTMT publikációs adatainak rendszeres frissítése és átemelése az ODT adatbázisába, különös tekintettel az utóbbi 5 év 5 publikációjára;
  
• az elnyert tudományos címek, fokozatok bevitele;
• a munkahely és beosztás bevitele, ami kiemelten fontos az egyetemi tanár törzstagok esetén;
• témavezetési összefoglaló adatok;
• a tevékenység megoszlása (törzstag esetén 50% feletti kell legyen a saját iskolájában);
• témakiírások leadása az iskola adminisztrátorának;
• nyilatkozás az adatok frissességéről és helyességéről;

A doktori iskola adminisztrátorainak legfontosabb feladatai

• a doktori védések adatainak bevitele;
• a doktori fokozatszerzések adatainak bevitele, figyelve a képzéssel fokozatszerzettekre és egyéni felkészülőkre;
  
• a fokozatszerzési eljárások lezárása a Neptunban;
• témakiírások bekérése és felvitele határidőre;
• az oktatók, különösen a törzstagok adatainak folyamatos ellenőrzése
  • publikációs adatok megfelelősége;
    
  • témavezetések, témakiírások teljessége;
  • törzstagok tevékenységének megoszlása;
  • a beosztás megfelelő megadása;
  • tudományos fokozatok, címek megadása.