Szegedi Tudományegyetem - Ahol tudás és szándék találkozik

Ajánlat sorszáma: SZTE/2023/PSZ13439

Ajánlattételi határidő: 2023. október 17 10:00

Szállítás, teljesítés tervezett időpontja: 2023. november 18-19

A beszerzés rövid ismertetője:

SZTE GTK XXIII. Közgazdász Bál rendezvényével kapcsolatos tejeskörű rendezvényszervezési feladatok ellátása, az alábbiak szerint:

• Időpontja: 2023. 11. 18. 19:00 – 2023. 11. 19. 04:00 óra között
• Helyszín: SZTE JATIK – 6722 Szeged, Ady tér 10.
• Programelemek:
  • 1. Élőzenés zenekari fellépés megszervezése:
    • 20:00-21:00: vacsora ideje alatt akusztikus fellépés (2 fő)
    • 21:00-23:00: báli zenekari fellépés (4 fő)
    • hang átszerelésre/átállásra nincs lehetőség a két fellépés között
  • 2. Műsorvezetés és karaoke levezetésének a megszervezése:
    • 19.30-20.00: műsorvezetés, konferálás
    • 22:00-02:00: karaoke levezetése
    • Az ajánlattevőnek kell biztosítania a karaoke szolgáltatáshoz szükséges hang- és fénytechnika berendezéseket
  • 3. L.L. Junior előadó művész fellépésének megszervezése:
    • 23:30-24:00: L.L. Junior sztárfellépése
  • 4. DJ szolgáltatás leszervezése:
    • 24:00-04:00: DJ fellépés
  • 5. Egészségügyi szolgáltatás biztosítása:
    • 19:00-04:00: 1 fő gyalogőr
  • 6. Hallgatói bálitáncok betanításához táncoktatás:  
    • hallgatók betanítása 10 alkalommal 60 perces időtartamban, standard táncfellépésre vonatkozóan
    • A táncórák időpontját szükséges egyeztetni a hallgatók koordinátorával.
  • 7. Hangtechnika biztosítása a rendezvény idejére:
    • 12 db Nexo Geo M6 vagy ennek megfelelő hangfal
    • 4 db Nexo Ls18 hangfal vagy ennek megfelelő hangfal
    • 2 db Nexo Ps15R2 hangfal vagy ennek megfelelő hangfal
    • 4 db Nexo P10 hangfal vagy ennek megfelelő hangfal
    • 4 db Nexo NXAMP 4x2mk2 erősítő vagy ennek megfelelő erősítő
    • 1 db Pioneer RX3 dj pult vagy ennek megfelelő dj pult
    • 1szett Zenekari mikrofonok
    • 4 db Shure QLXD Beta 58 vezeték nélküli mikrofon
    • 1 db Allen&Heath Zed6 keverőpult vagy ennek megfelelő keverőpult
    • 1 db Allen&Heath SQ5 keverőpult vagy ennek megfelelő keverőpult
    • 1 fő hangtechnikus biztosítása a rendezvény ideje alatt
    • Az ajánlattevő a bál napját megelőző napon köteles beszerelni a rendezvény helyszínére a szükséges hangtechnikát és köteles a sztárfellépővel egyeztetni a hangtechnikával kapcsolatban.
  • 8. Fénytechnika biztosítása a rendezvény idejére:
    • 4 db Chauvet Rogue R2 Wash
    • 6 db Involight LED MH-120S LED
    • 18 db Cameo FLAT Pro 12
    • 1 db Chamsys Pc Wing
    • 1 db GTK logózott fénytechnika berendezés a rendezvény ideje alatt
    • 1 fő fénytechnikus biztosítása a rendezvény ideje alatt
    • Az ajánlattevő a bál napját megelőző napon köteles beszerelni a rendezvény helyszínére a szükséges fénytechnikát és köteles a sztárfellépővel egyeztetni a fénytechnikával kapcsolatban.
  • 9. Szinpadtechnika biztosítása a rendezvény idejére:
    • 6m x 4m színpad
    • 10 m alu híd
    • 18 db színpadelem
    • 2 db 250 kg emelő
    • 25 db kordon biztosítása
    • színpad megépítése és bontása
    • Az ajánlattevő a bál napját megelőző napon köteles beszerelni a rendezvény helyszínére.
  • 10. Videótechnika biztosítása a rendezvény idejére:
    • 2 db 60 col 4K-s TV gurulós állványon
    • Az ajánlattevő a bál napját megelőző napon köteles beszerelni a rendezvény helyszínére.
  • 11. Fotó szolgáltatás biztosítása a rendezvényről:
    • 19:00-01:00: bevezető táncos események, előkészületek dokumentálása, báli események dokumentálása, képek retusálása, utómunkája
  • 12. Fotó szolgáltatás biztosítása a fotófalnál:
    • 20:00-24:00: fotózás a résztvevőkkel és vendégekkel, képek retusálása, utómunkája
  • 13. Videó szolgáltatás biztosítása:
    • 19:00-01:00: bevezető táncos események, előkészületek dokumentálása, báli események dokumentálása, kreatív anyagok készítése, felvételek vágása és szerkesztése, kreatív rövidfilm készítése
  • 14. 360 photo booth szolgáltatás biztosítása, hostessel:
    • 20:00-24:00: 1 db photo booth szolgáltatás biztosítása, amely saját báli designnal, kiegészítőkkel és letölthető videókkal elérhető
  • 15. Kávékülönlegességek biztosítása személyzettel:
    • 20:00-22:00: 100 db kávékülönlegesség biztosítása, speciális pultkiszolgálással, amely mozgásra/helyváltoztatásra alkalmas, személyzettel
    • Az ajánlattevő köteles egyeztetni a kávékülönlegességekkel kapcsolatban a megrendelővel.
  • 16. Bor – és Sajtkóstoltatás biztosítása személyzettel:
    • 20:00-01:00 óra között vagy ameddig a készlet tart: tervezetten 800 fő részére borkóstoltatás talpas pohárban (3 dl bor/fő), sétálós minimum 4 féle sajtkínálat (pl: cheddar, gouda,ementáli, romadur, edami, gorgonzola) együtt (10 dkg/fő)
      • 57 üveg Gedeon Pro
      • 57 üveg Gedeon Irsai Olivér
      • 57 üveg Gedeon Rozé
      • 57 üveg Günzer Portugieser
      • 57 üveg Günzer Chardonnay
      • 57 üveg Günzer Cabernet Sauvignon
  • 17. Táncfellépés biztosítása:
    • 19:30-19:45: Latin (Salsa, Passodoble, Jive) táncok bemutatása, versenykategóriás táncpárok előadásában.
  • 18. A helyszín dekorálása:
    • 350 db műanyag fehér színű amerikai szék műbőr tépőzáras párnával
    • Kandelláberekre min. 5 db 1 m átmérőjű fémkarikák bordó tüll és selyemvirággal történő dekorálása
    • 35 darab terítő biztosítása
    • 35 darab asztalra asztaldísz: fémgyertyatartók díszítése igényes selyemvirággal
    • Átrium egész területén 60 db fémkarika igényes szalaggal, selyemvirággal
    • Beléptető kapuk teljes dekorálása a bálhoz illő dekor anyaggal (egyeztetés szükséges)
    • Báli fotósarok teljes dekorálása bálhoz illő dekor anyaggal fémkarikával,
    • A borkostoló, és a Bálkirály/nő paraván dekorálása bálhoz illő dekor anyaggal
    • Az ajánlattevő a bál napját megelőző napon köteles feldíszíteni a rendezvény helyszínét és egyeztetni a színekről a megrendelővel.
  • 19. Catering szolgáltatás biztosítása:
    • 20:00-21:00: Svédasztalos vacsora tervezetten 350 fő részére (részletes menüsor alapján)
    • 5 db körasztal biztosítása
    • személyzet biztosítása a vacsora ideje alatt (felterítés és elpakolás)
    • 350 db talpas pohár biztosítása a rendezvény ideje alatt, megfelelő mennyiségű pohármosó kosár biztosítása
    • menüsor:

Saláták:	- Jércemell saláta
	- Kukorica saláta
	- Almás céklasaláta
Hideg ételek:	- Aszalt gyümölcsökkel töltött pulykamell tekercs
	- BBQ jércemell csíkok szezámmagos bundában
	- Koktél fasírtgolyók, mozzarellagolyók, nyárson
	- Baconba göngyölt csirkecomb filé csibemájjal töltve
	- Négymagvas rántott jércemell
	- Tűzdelt pick karaj, színesbors köntösben
	- Sajtok vegyesen aszalt gyümölcsökkel , dióval, mandulával, szőlővel
Meleg ételek:	- Roston pulykamell sonkával, ananásszal, sajttal, áfonya öntettel, mandulás rizzsel
	- Baconbe göngyölt csirkecombfilé spárgával töltve, zöldséges rizzsel
	- Óvári sertésborda / roston sertésborda, hagyma, gomba, sonka, sajt /,petrezselymes burgonyával
	- Burgundi marharagu, burgonyakrokettel
	- Jércemell steak magvas bundában / lenmag, szezámmag, tökmag, napraforgómag, mandula, / zöldkörettel
Vegetáriánus:	- Kapros túróval töltött gombakalapok rántva
	- Pesztós penne, füstölt sajttal csőben sütve
Desszert:	- Túrófelfújt áfonya öntettel
	- Tiramisu
	- Epres sajttorta

• 20. Ital szolgáltatás biztosítása a rendezvény ideje alatt:
  • 3 pult megépítése a rendezvény alatt (2 db hallgatói pult felállítása, 1 db VIP pult az oktatók és dolgozók részére)
  • A szolgáltató biztosítja a pult megépítéséhez szükséges elemeket, gondoskodik az italok szállításáról, hűtéséről, értékesítéséről
  • A szolgáltató 30 fő személyzetet biztosít a rendezvény ideje alatt
  • A VIP asztalok esetében (10 asztal) asztalszervíz biztosítása
  • 19:00-20:00 között tervezetten 800 fő részére pezsgő felszolgálása (2 dl/fő)
  • 19:00-4:00 között a VIP asztaloknak tervezetten 100 fő részére korlátlan italcsomag az alábbiak szerint:
    • kávé
    • ásványvíz
    • savas és rostos üdítő
    • BURN
    • sör
    • bor
    • pezsgő
    • pálinka
    • vodka (Finlandia)
    • jager
    • unicum
    • gin (Bombay)
    • whisky (Jameson)
    • 5 koktél
  • Hallgatói asztalokra (25 asztal, tervezetten 250 fő) előre bekészített vizek az alábbiak szerint: 1 dl/fő mennyiségben
    • 0,5-ös kiszerelésű ásványvíz (savas, mentes)
  • Személyzet részére ital bekészítése (tervezetten 45 fő) 1 liter/fő mennyiségben, vegyesen:
    • 1,5 literes ásványvíz (savas, mentes)
    • 1 literes rostos üdítő (vegyesen)
    • 1,75 literes cola (cukros és zero)
  • Az ajánlattevő köteles biztosítani a szükséges berendezéseket: pult, poharak, tálcák, felszolgálók, megfelelő módon történő hűtés és mosogatás
• 21. Jegyértékesítés lebonyolítása:
  • 2023. október 23 – november 10. között: Online felületen való jegyértékesítés. Az ajánlattevő köteles biztosítani a beléptetéshez/jegy leolvasáshoz kapcsolódó technikai eszközöket. A jegy értékesítés szükséges, hogy gördülékenyen valósuljon meg és a megrendelő teljeskörű képet kapjon az eladott jegyek számáról. Vacsorás jegyek tervezett létszáma: 300 fő, sétálós jegyek tervezett létszáma: 500 fő
• 22. Karszalagok biztosítása:
  • 3 színű karszalag biztosítása (arany, ezüst, fehér): Az ajánlattevő köteles egyeztetni a megrendelővel a Közgazdász Bál hangulatát, színeit illetően, hogy a karszalagok megfelelő designt kapjanak.
  • Arany: 100 fő tervezetten
  • Ezüst: 250 fő tervezetten
  • Fehér: 450 fő tervezetten
• 23. Atisjus jogdíjak megfizetése:

• A rendezvényszervező cég köteles gondoskodni a jogdíjakról és azok megfizetéséről, az eladott jegyek alapján.

Letölthető állományok:
Felolvasólap.docx

Bírálati szempont: legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás


További információk:

Ajánlattevővel szembeni elvárások:

• Ajánlattevő csatoljon egyszerű referencianyilatkozatot minimum 1 alkalommal bálon teljesített Dj szolgáltatásról. Figyelem! A referencianyilatkozat formailag akkor megfelelő, ha tartalmazza legalább a teljesítés idejét tól-ig (év és hónap), a szerződést kötő másik fél megnevezését, a részéről információt adó személy nevét és elérhetőségét, valamint a bál megnevezését, melyen a szolgáltatást biztosította.
• Ajánlattevő táncoktatást végző szakembere rendelkezzen a Táncművészeti Egyetemen szerzett diplomával és rendelkezzen legalább 3 éves szakmai gyakorlattal báli táncok betanítása területéről.

Igazolási mód: Ajánlattevő csatolja a táncoktatást végző szakembere Táncművészeti Egyetemen szerzett diplomája másolatát és a szakember nyilatkozatát a legalább 3 éves szakmai gyakorlatáról báli táncok betanítása területéről.

 

Fizetési feltételek: Vállalkozó a teljesítésigazolást követően 1 db számla benyújtására jogosult, melyet megrendelő a számla kézhezvételét követő 30 napon belül átutalással teljesít.

A megadott létszámok tervezettek, melyek változhatnak. Az egységáras tételek esetében Vállalkozó köteles a Megrendelő által a rendezvényt megelőzően 3 munkanappal leadott létszámoknak megfelelően az egységárai alapján elszámolni.

Ajánlat benyújtásának módja:
Felhívjuk az ajánlattevők figyelmét, hogy 2015.09.01-től ajánlatot kizárólag csak elektronikus formában, - a honlapon feltöltve - fogad be az ajánlatkérő.
( A borítékban beadott ajánlat érvénytelen!)
A dokumentációban kérjük feltüntetni az ajánlati sorszámot. Ajánlatát cégszerűen aláírt pdf formátumban, az adott eljárás weboldalán a jobb felső sarokban levő "ajánlattétel" linken keresztül tudja az ajánlattevő feltölteni.

További információ kérhető:

Az ajánlatkérő hivatalos kapcsolattartója: Kuczora Attila, irodavezető

kuczora.attila@gmf.u-szeged.hu

Az ajánlatkérő szakmai kapcsolattartója: Hertelendy Lilla, oktatásszervező SZTE GTK Dékáni Hivatal Oktatásszervező Iroda, tel: +36 (62) 544-213, +36 (62) 544-000/4213

email: hertelendy.lilla@eco.u-szeged.hu


Felek rögzítik, amennyiben a finanszírozás az európai uniós forrásfinanszírozás keretrendszerében történik a 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet 39. § (8) és 256/2021. (V. 18.) Korm. rendelet 52/A. § (6) és a 373/2022. (IX. 30.) Korm. rendelet 34. § (6) foglaltaknak megfelelően Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó összeférhetetlenségi nyilatkozatot tesz Megrendelő/ Vevő kérésére az iránymutatás az összeférhetetlenségek költségvetési rendelet szerinti elkerüléséről és kezeléséről szóló bizottsági közlemény (2021/C 121/01) szerinti esetekben.
Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó köteles nyilatkozatot tenni alvállalkozó igénybe vételéről és alvállalkozó igénybevétele esetén adott esetben aláírt alvállalkozói nyilatkozatot Megrendelő/Vevő kérésére kiállítani. Megrendelő/Vevő a részszámla/végszámla befogadásának feltételeként köti ki, hogy a Eladói/ Megbízotti/ Vállalkozói és alvállalkozói összeférhetetlenségi nyilatkozatokat Megrendelő/Vevő kérésének eleget téve Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó aláírt eredeti példányát elektronikus úton és papír alapon is rendelkezésre bocsátotta.
Amennyiben Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó illetve igénybe vett alvállalkozó adataiban olyan változás következik be, mely érinti az összeférhetetlenségi nyilatkozatot, úgy a módosított nyilatkozatokat Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó megküldi Megrendelő/Vevő részére elektronikus formában és papír alapon egyaránt.

Az eljárás nyelve: magyar, de az ajánlatkérő angol nyelvű ajánlatot is elfogad. Jelen felhívással Ajánlatkérő olyan cégek jelentkezését várja, akik megfelelő pénzügyi háttérrel rendelkeznek valamint képesek a mielőbbi szállítására. Az ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlattevőktől további írásbeli tájékoztatást kérjen 5 munkanapon belül, a tájékoztatási igény minden ajánlattevőnek történő egyidejű megküldésével, az érvényes jelentkezések alapján. Ezek után az ajánlatkérő elvégzi az ajánlatok értékelését, amelynek eredményéről a lehető legrövidebb időn belül értesíti az Ajánlattevőket.

Ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy a jelen felhívás lefolytatásától indoklás nélkül részlegesen, illetve teljes mértékben elálljon. Az Ajánlatkérő nem vállal felelősséget az elállásból származó következményekért.

A jelen felhívás egyetlen Ajánlattevő által sem tekinthető az Ajánlatkérő által tett szerződéses ajánlatnak vagy kötelezettségvállalásnak. A felhívás és a pályázati eljárás az Ajánlatkérő belső szabályai alapján történik.

Nyertes ajánlattevő: Best Iroda Kft., 6720 Szeged, Dózsa u. 3.
Nyertes ajánlati ár: 13 056 266,-Ft+ÁFA