Szegedi Tudományegyetem - Ahol tudás és szándék találkozik

Ajánlat sorszáma: SZTE/2024/PSZ14166

Ajánlattételi határidő: 2024. október 17 12:00

Szállítás, teljesítés tervezett időpontja: 2024. november 16-17.

A beszerzés rövid ismertetője:

SZTE GTK XXIV. Közgazdász Bál rendezvényével kapcsolatos tejeskörű rendezvényszervezési feladatok ellátása, az alábbiak szerint:

• Időpontja: 2024. 11. 16. 19:00 – 2024. 11. 17. 04:00 óra között
• Helyszín: SZTE JATIK – 6722 Szeged, Ady tér 10.
• Programelemek:
  • 1. Élőzenés zenekari fellépés megszervezése:
    • 20:00-21:00: vacsora ideje alatt akusztikus fellépés (2 fő)
    • 21:00-23:00: báli zenekari fellépés (4 fő)
    • hang átszerelésre/átállásra nincs lehetőség a két fellépés között
  • 2. Műsorvezetés és karaoke levezetésének a megszervezése:
    • 19.30-20.00: műsorvezetés, konferálás
    • 22:00-02:00: karaoke levezetése
    • Az ajánlattevőnek kell biztosítania a karaoke szolgáltatáshoz szükséges hang- és fénytechnika berendezéseket
  • 3. Parno Graszt zenekar fellépésének megszervezése:
    • 23:30-00:15: Parno Graszt sztárfellépése
  • 4. DJ szolgáltatás leszervezése:
    • 00:15-04:00: DJ fellépés
    • Ajánlattevő köteles egyeztetni Ajánlatkérővel a zenei repertoárról
  • 5. Egészségügyi szolgáltatás biztosítása:
    • 19:00-04:00: 1 fő gyalogőr
  • 6. Hallgatói bálitáncok betanításához táncoktatás:  
    • hallgatók betanítása 10 alkalommal 60 perces időtartamban, standard táncfellépésre vonatkozóan
    • Ajánlattevő köteles egyeztetni Ajánlatkérővel a táncok típusáról.
  • 7. Hangtechnika biztosítása a rendezvény idejére:
    • 12 db Line Array vagy ennek megfelelő hangsugárzó (min. 134 dB, 1x12”, 1x3”)
    • 4 db Sub vagy ennek megfelelő hangsugárzó (min. 146 dB, 2x18”)
    • 8 db monitor hangsugárzó (min. 140 dB, 1x15”, 1x3”)
    • 1 db Pioneer XDJ-RX3 dj pult vagy ennek megfelelő dj pult
    • 4 db vezeték nélküli mikrofon (Shure, Sennheiser)
    • 1 fő hangtechnikus biztosítása a rendezvény ideje alatt
    • Az ajánlattevő a bál napját megelőző napon köteles beszerelni a rendezvény helyszínére a szükséges hangtechnikát és köteles a sztárfellépővel egyeztetni a hangtechnikával kapcsolatban.
  • 8. Fénytechnika biztosítása a rendezvény idejére:
    • 12 db Wash IP vagy ennek megfelelő robotlámpa (min. 19x25W LED)
    • 16 db Beam vagy ennek megfelelő robotlámpa (min. 130W)
    • 1 db fényvezérlő (min. 2 univerzum)
    • 1 db GTK logózott fénytechnika berendezés a rendezvény ideje alatt
    • 1 db GTK Jubileumi logózott fénytechnika berendezés a rendezvény ideje alatt
    • 1 fő fénytechnikus biztosítása a rendezvény ideje alatt
    • Az ajánlattevő a bál napját megelőző napon köteles beszerelni a rendezvény helyszínére a szükséges fénytechnikát és köteles a sztárfellépővel egyeztetni a fénytechnikával kapcsolatban.
  • 9. Szinpadtechnika biztosítása a rendezvény idejére:
    • 6m x 4m színpad, 1m magasan
    • 2m x 1m DJ pult, 1m magasan
    • 7m x 5m keret
    • színpad megépítése és bontása
    • Az ajánlattevő a bál napját megelőző napon köteles beszerelni a rendezvény helyszínére.
  • 10. Videótechnika biztosítása a rendezvény idejére:
    • 5 db 65 col 4K-s TV
    • 2 db laptop Resolume szoftverrel
    • 1 db videóvezérlő
    • Az ajánlattevő a bál napját megelőző napon köteles beszerelni a rendezvény helyszínére.
  • 11. Pult építése és kordon biztosítása a rendezvény idejére:
    • 25 db kordon biztosítása a dohányzó terület elkerítésére
    • ital pultok, kávé pult megépítése színpad lapból
  • 12. Fotó szolgáltatás biztosítása a rendezvényről:
    • 19:00-01:00: bevezető táncos események, előkészületek dokumentálása, báli események dokumentálása, képek retusálása, utómunkája
  • 13. Fotó szolgáltatás biztosítása a fotófalnál:
    • 20:00-24:00: fotózás a résztvevőkkel és vendégekkel, képek retusálása, utómunkája
  • 14. Videó szolgáltatás biztosítása:
    • 19:00-01:00: bevezető táncos események, előkészületek dokumentálása, báli események dokumentálása, kreatív anyagok készítése, felvételek vágása és szerkesztése, kreatív rövidfilm készítése
  • 15. Selfie Zone szolgáltatás biztosítása, hostessel:
    • 21:00-1:00: 1 db selfie zone szolgáltatás biztosítása, amely saját báli designnal, kiegészítőkkel elérhető
  • 16. AI Greenscreen szolgáltatás biztosítása, hostessel:
    • 21:00-1:00: 1 db AI greenscreen szolgáltatás biztosítása, amely saját báli designnal, előre egyeztetett hátterekkel, előre egyeztetett megjelenített személyekkel elérhető
  • 17. Kávékülönlegességek biztosítása személyzettel:
    • 20:00-24:00 vagy ameddig a készlet tart: 5 féle kávékoktél biztosítása, amely specifikusan a GTK színeiben jelenik meg (bordó, fehér, arany) speciális pultkiszolgálással, személyzettel, várhatóan 670 főre (1 db/fő)
    • Az ajánlattevő köteles egyeztetni a kávékülönlegességekkel kapcsolatban a megrendelővel.
  • 18. Koktél – és Fingerfood kóstolás biztosítása személyzettel:
    • 20:00-24:00 óra között vagy ameddig a készlet tart: tervezetten 670 fő részére GTK specifikus koktél kóstolás koktél pohárban, díszítő elemekkel (2 db/fő), figerfood sétálós pohárban, minimum 2 féle összeállítással, díszítő elemekkel (pld.: Citromos, mézes jércesült, áfonya chuttneyval, Feketeerdei sonkafalat, sárgadinnyével, Mozarella caprese, mentalevéllel) (összesen 20 dkg/fő)
    • Az ajánlattevő köteles egyeztetni a koktél és figerfood különlegességekkel kapcsolatban a megrendelővel.
  • 19. A helyszín dekorálása:
    • 370 db műanyag fehér színű amerikai szék műbőr tépőzáras párnával
    • Kandelláberekre min. 5 db 1 m átmérőjű fémkarikák bordó tüll és selyemvirággal történő dekorálása
    • 35 darab terítő biztosítása
    • 35 darab asztalra asztaldísz: fémgyertyatartók díszítése igényes selyemvirággal
    • Átrium egész területén 60 db fémkarika igényes szalaggal, selyemvirággal
    • Beléptető kapuk teljes dekorálása a bálhoz illő dekor anyaggal (egyeztetés szükséges)
    • Báli fotósarok teljes dekorálása bálhoz illő dekor anyaggal fémkarikával,
    • A koktél kostoló, és a Bálkirály/nő paraván dekorálása bálhoz illő dekor anyaggal
    • Az ajánlattevő a bál napját megelőző napon köteles feldíszíteni a rendezvény helyszínét és egyeztetni a színekről a megrendelővel.
  • 20. Catering szolgáltatás biztosítása:
    • 20:00-21:00: Svédasztalos vacsora tervezetten 370 fő részére (részletes menüsor alapján)
    • 5 db körasztal biztosítása
    • személyzet biztosítása a vacsora ideje alatt (felterítés és elpakolás)
    • 370 db talpas pohár biztosítása a rendezvény ideje alatt, megfelelő mennyiségű pohármosó kosár biztosítása
    • menüsor:

Saláták:	- Orosz hússaláta
	- Waldorf saláta
	- Franciasaláta
Hideg ételek:	- Baconba göngyölt csirkecomb filé zöldségekkel töltve
	- Kapros túróval töltött kaliforniai paprikahajók
	- Koktél fasírtgolyók, mozzarellagolyók, nyárson
	- Grillezett csirkemell fonat nyárson
	- Házi szalámi, Prosciutto Crudo, Serrano sonka, Kolbász, Nápolyi szalámi
	- Sajtok: Montagnolo, Kecske sajt, Emmentáli, Camembert, Vörös cheddar, Füstölt gomolya, Edami füstölt szőlővel és aszalt gyümölcsökkel
Meleg ételek:	- Aszalt szilvával, camemberttel töltött pulykamell baconba göngyölve portorikói mártással, jázmin rizzsel
	- Lávakövön sült csirkecombfilé lecsós pecsenye kacsamáj raguval
	- Texasi pácban érlelt sertésborda BBQ mártással, burgonyapürével
	- Grillezett szűzérmék magyaros gombaraguval, galuskával
	- Spenóttal töltött harcsatekercs, citromfű mártásban, zöldkörettel
Vegetáriánus:	- Francia lecsóval töltött burgonyahajók, grillezett mozzarellával
	- Sajttal gombával töltött palacsinta rántva, tartármártással
Desszert:	- Málnás vanília torta
	- Rákóczi túrós

• 21. Ital szolgáltatás biztosítása a rendezvény ideje alatt:
  • 3 pult megépítése a rendezvény alatt (2 db hallgatói pult felállítása, 1 db VIP pult az oktatók és dolgozók részére)
  • A szolgáltató biztosítja a pult megépítéséhez szükséges elemeket, gondoskodik az italok szállításáról, hűtéséről, és a bál ideje alatt értékesítés is történik, így az ehhez szükséges eszközökről is gondoskodik
  • A szolgáltató 30 fő személyzetet biztosít a rendezvény ideje alatt
  • A VIP asztalok esetében (10 asztal) asztalszervíz biztosítása
  • 19:00-20:00 között tervezetten 670 fő részére pezsgő felszolgálása (2 dl/fő), a pezsgőket kérjük specifikusan GTK színűre színezni molekuláris mixológiával és ehető italgömbökkel díszíteni
  • VIP asztaloknak tervezetten 120 fő részére korlátlan italcsomag az alábbiak szerint:
    • kávé
    • ásványvíz
    • savas és rostos üdítő
    • BURN
    • sör
    • bor
    • pezsgő
    • pálinka
    • vodka (Finlandia)
    • jager
    • unicum
    • gin (Bombay)
    • whisky (Jameson)
    • 5 koktél
  • Hallgatói asztalokra (25 asztal, tervezetten 250 fő) előre bekészített vizek az alábbiak szerint: 1 dl/fő mennyiségben
    • 0,5-ös kiszerelésű ásványvíz (savas, mentes)
  • Személyzet részére ital bekészítése (tervezetten 45 fő) 1 liter/fő mennyiségben, vegyesen:
    • 1,5 literes ásványvíz (savas, mentes)
    • 1 literes rostos üdítő (vegyesen)
    • 1,75 literes cola (cukros és zero)
  • Az ajánlattevő köteles biztosítani a szükséges berendezéseket: pult, poharak, tálcák, felszolgálók, megfelelő módon történő hűtés és mosogatás
• 22. Jegyértékesítés lebonyolítása:
  • 2024. október 21 – november 10. között: Online felületen való jegyértékesítés. Az ajánlattevő köteles biztosítani a beléptetéshez/jegy leolvasáshoz kapcsolódó technikai eszközöket. A jegy értékesítés szükséges, hogy gördülékenyen valósuljon meg és a megrendelő teljeskörű képet kapjon az eladott jegyek számáról. Vacsorás jegyek tervezett létszáma: 250 fő, sétálós jegyek tervezett létszáma: 300 fő. A jegyértékesítéshez kapcsolódó kezelési költség nem az Ajánlatkérőt, hanem a jegyeket vásárlókat terheli.
• 23. Karszalagok biztosítása:
  • 3 színű karszalag biztosítása (bordó, arany, fehér): Az ajánlattevő köteles egyeztetni a megrendelővel a Közgazdász Bál hangulatát, színeit illetően, hogy a karszalagok megfelelő designt kapjanak.
  • Arany: 120 fő tervezetten
  • Bordó: 250 fő tervezetten
  • Fehér: 300 fő tervezetten
• 24. Atisjus jogdíjak megfizetése:
  • A rendezvényszervező cég köteles gondoskodni a jogdíjakról és azok megfizetéséről, az eladott jegyek alapján. Várhatóan 250 db vacsorás jegy kerül eladásra 11.000,- Ft-os áron, 300 db sétálós jegy 6.000,- Ft-os áron. Összesen várhatóan 4.550.000,- Ft bevételre számít Ajánlatkérő. Ennek a 9 %-a 409.500,- Ft.

 

Letölthető állományok:
Felolvasólap.docx

Bírálati szempont: legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás


További információk:

Ajánlattevővel szembeni elvárások:

• Ajánlattevő csatoljon egyszerű referencianyilatkozatot minimum 1 alkalommal bálon teljesített Dj szolgáltatásról. Figyelem! A referencianyilatkozat formailag akkor megfelelő, ha tartalmazza legalább a teljesítés idejét tól-ig (év és hónap), a szerződést kötő másik fél megnevezését, a részéről információt adó személy nevét és elérhetőségét, valamint a bál megnevezését, melyen a szolgáltatást biztosította.
• Ajánlattevő táncoktatást végző szakembere rendelkezzen a Táncművészeti Egyetemen szerzett diplomával és rendelkezzen legalább 3 éves szakmai gyakorlattal báli táncok betanítása területéről.

Igazolási mód: Ajánlattevő csatolja a táncoktatást végző szakembere Táncművészeti Egyetemen szerzett diplomája másolatát és a szakember nyilatkozatát a legalább 3 éves szakmai gyakorlatáról báli táncok betanítása területéről.

 

Fizetési feltételek: Vállalkozó a teljesítésigazolást követően 1 db számla benyújtására jogosult, melyet megrendelő a számla kézhezvételét követő 30 napon belül átutalással teljesít.

A megadott létszámok tervezettek, melyek változhatnak. Az egységáras tételek esetében Vállalkozó köteles a Megrendelő által a rendezvényt megelőzően 3 munkanappal leadott létszámoknak megfelelően az egységárai alapján elszámolni.


Ajánlat benyújtásának módja:
Felhívjuk az ajánlattevők figyelmét, hogy 2015.09.01-től ajánlatot kizárólag csak elektronikus formában, - a honlapon feltöltve - fogad be az ajánlatkérő.
( A borítékban beadott ajánlat érvénytelen!)
A dokumentációban kérjük feltüntetni az ajánlati sorszámot. Ajánlatát cégszerűen aláírt pdf formátumban, az adott eljárás weboldalán a jobb felső sarokban levő "ajánlattétel" linken keresztül tudja az ajánlattevő feltölteni.

További információ kérhető:

Az ajánlatkérő hivatalos kapcsolattartója: Kuczora Attila, irodavezető

kuczora.attila@gmf.u-szeged.hu

Az ajánlatkérő szakmai kapcsolattartója: Hertelendy Lilla, oktatásszervező SZTE GTK Dékáni Hivatal Oktatásszervezo Iroda, tel: +36 (62) 544-213, +36 (62) 544-000/4213

email: hertelendy.lilla@eco.u-szeged.hu


Felek rögzítik, amennyiben a finanszírozás az európai uniós forrásfinanszírozás keretrendszerében történik a 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet 39. § (8) és 256/2021. (V. 18.) Korm. rendelet 52/A. § (6) és a 373/2022. (IX. 30.) Korm. rendelet 34. § (6) foglaltaknak megfelelően Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó összeférhetetlenségi nyilatkozatot tesz Megrendelő/ Vevő kérésére az iránymutatás az összeférhetetlenségek költségvetési rendelet szerinti elkerüléséről és kezeléséről szóló bizottsági közlemény (2021/C 121/01) szerinti esetekben.
Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó köteles nyilatkozatot tenni alvállalkozó igénybe vételéről és alvállalkozó igénybevétele esetén adott esetben aláírt alvállalkozói nyilatkozatot Megrendelő/Vevő kérésére kiállítani. Megrendelő/Vevő a részszámla/végszámla befogadásának feltételeként köti ki, hogy a Eladói/ Megbízotti/ Vállalkozói és alvállalkozói összeférhetetlenségi nyilatkozatokat Megrendelő/Vevő kérésének eleget téve Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó aláírt eredeti példányát elektronikus úton és papír alapon is rendelkezésre bocsátotta.
Amennyiben Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó illetve igénybe vett alvállalkozó adataiban olyan változás következik be, mely érinti az összeférhetetlenségi nyilatkozatot, úgy a módosított nyilatkozatokat Eladó/ Megbízott/ Vállalkozó megküldi Megrendelő/Vevő részére elektronikus formában és papír alapon egyaránt.

Az eljárás nyelve: magyar, de az ajánlatkérő angol nyelvű ajánlatot is elfogad. Jelen felhívással Ajánlatkérő olyan cégek jelentkezését várja, akik megfelelő pénzügyi háttérrel rendelkeznek valamint képesek a mielőbbi szállítására. Az ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlattevőktől további írásbeli tájékoztatást kérjen 5 munkanapon belül, a tájékoztatási igény minden ajánlattevőnek történő egyidejű megküldésével, az érvényes jelentkezések alapján. Ezek után az ajánlatkérő elvégzi az ajánlatok értékelését, amelynek eredményéről a lehető legrövidebb időn belül értesíti az Ajánlattevőket.

Ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy a jelen felhívás lefolytatásától indoklás nélkül részlegesen, illetve teljes mértékben elálljon. Az Ajánlatkérő nem vállal felelősséget az elállásból származó következményekért.

A jelen felhívás egyetlen Ajánlattevő által sem tekinthető az Ajánlatkérő által tett szerződéses ajánlatnak vagy kötelezettségvállalásnak. A felhívás és a pályázati eljárás az Ajánlatkérő belső szabályai alapján történik.

Nyertes ajánlattevő: Best Iroda Kft., 6720 Szeged, Dózsa u. 3.
Nyertes ajánlati ár: 19 517 960,-Ft+ÁFA