Szegedi Tudományegyetem - Ahol tudás és szándék találkozik

Ajánlat sorszáma: SZTE/2012/PSZ0101

Ajánlattételi határidő: 2012. 04. 11. 10 óra

Tervezett szerződéses időszak: A szerződéskötés időpontjától 2013. 03. 31-ig. Amennyiben Ajánlatkérő részéről szükségessé válik a pályázat záró időpontjának a meghosszabbítása a szerződéses időszak + 3 hónappal meghosszabbodik.

 

A beszerzés ismertetése:

Az összesen 21 EU-s és balkáni partnerből álló konzorcium alapvető célja, 6 balkáni (macedóniai, albániai és koszovói) egyetemen fenntartható mezőgazdasági és turisztikai képzéseket alapítson, valamint felnőttképzésen keresztül a helyi közösségekben a környezettudatosságot erősítse, valamint részükre korszerű mezőgazdasági és turisztikai ismereteket közvetítse.

A projekt teljes költségvetése mintegy 1,2 millió Euró, amelynek nagy része a kedvezményezett balkáni partnerekhez van rendelve. Az elszámolható költségek között személyi kifizetések (staff cost), különböző mobilitásokhoz kapcsolódó utazási és megélhetési költségek (travel cost and cost of stay), eszközbeszerzések (equipment), nyomtatási költségek (printing), egyéb közvetlen költségek (other cost) és közvetett költségek (idirect cost) szerepelnek partnerenként meghatározott arányban és összegben.

A SATIS projekt keretében áttekintő jellegű külső minőségbiztosítási auditot a projekt első két évére (2010. január – 2011. december), illetve a 2012-ben már megvalósult vagy folyamatban lévő tevékenységekre vonatkozóan szükséges elvégezni.

Az audit szempontrendszere az alábbi:

1. Az audit előkészítése

o Dokumentumtérkép elkészítése, amely dokumentumok az audithoz a szükséges információkat szolgáltatják, és amelyek áttekintésre kerülnek.

o Írásos kockázatelemzés elkészítése, amely a benyújtott pályázat alapján megfogalmazza a projekt megvalósulását veszélyeztető kockázati tényezőket és azok várható időbeli fellépését.

o Menedzsment dokumentumok áttekintése: menedzsment szervezet, együttműködés

o A projekt félidős jelentésének áttekintése, feldolgozása. A dokumentumok illeszkedésének vizsgálata.

2. Helyszíni audit lefolytatása

o Az audit kommunikációjának rögzítése

o Feladatok átbeszélése

o Rendelkezésre állások és rendelkezésre bocsátások menete

o Audit jegyzőkönyv készítése

3. Audit jelentés kidolgozása

o Szakmai beszámoló a projekt előrehaladásáról.

o A megvalósítás megfelel-e a pályázatban megfogalmazott irányelveknek?

o Rendelkezésre állnak-e a pályázatban bemutatott személyi és tárgyi feltételek? A menedzsment elkötelezettsége, szaktudása, kapacitása megfelelő és elegendő-e a projekt irányításához, megvalósításához és dokumentálásához?

o A projekt megvalósításába bevont partnerek szerepe világos-e, a pályázatban foglaltak szerint folyik-e az együttműködés?

o Reális-e a projekt időbeli ütemezése?

o Projekt megvalósítás állapota az audit időpontjára tervezetthez viszonyítva.

o A résztvevők (célcsoport, projektmenedzsment, partnerszervezetek) motiválásának formái és eszközei.

o Kockázati tényezők a projekt végrehajtás folyamatában.

o Konzorcium, egyes partnerek és a menedzsment működésének értékelése.

o Rendben van-e a projekt dokumentálása?

o A szerződésben rögzítettek szerint alakulnak-e az indikátorok? Milyen egyéb indikátorokat terveztek a pályázatban? Ezek a tervek szerint alakulnak-e?

o A megvalósított fontosabb tevékenységek és eredmények minősítése.

o Milyen módon mérik a tevékenységek eredményességét és az elégedettséget?

o A pályázatban tervezett eredmény- és hatásmutatók hogyan alakulnak?

o A félidős jelentésben rögzítettek megegyeznek-e az audit tapasztalataival. Az esetleges eltérések befolyásolhatják-e a projekt tervezett haladását?

o Milyen problémák nehezítették a projekt megvalósítását. Melyek a koordinátor által megtett intézkedések, megoldások?

o Melyek a lehetséges kockázatok a projekt megvalósítás következő szakaszában?

4. Az audit jelentés véglegesítése

o Az audit jelentés prezentálása

o A projekt megvalósítása és előrehaladása során feltárt problémák összegzése, valamint az ezek elhárítására készített javaslat.

o Az esetleges indikátor-hiányosságok feltárása, valamint az ezek elhárítására készített javaslat. A céloktól való esetleges eltérés okainak feltárása, és szükséges korrekció érdekében javasolt lépések.

o A partnerség értékelése, az esetleges problémák, és azok megoldására tett javaslatok.

5. A javaslatok megvalósítására tett megoldási terv kidolgozása közösen a Megrendelővel

o Megvalósítási terv a problémák megoldására

o Korrigáló és megelőző tevékenységek kialakítása

Az 1-5. pontban meghatározott feladatok teljesítési határideje: 2012. június 15.

6. Részvétel és szakmai konzultáció biztosítása a projekt zárójelentésének elkészítése során – maximum 15 szakértői óra időkeretben

Figyelem!!! A munka elvárt szintű elvégzése érdekében, a projekt koordinátora minden, a projekthez kapcsolódó dokumentumot és konzultációs lehetőségeket rendelkezésre bocsát a pályázat nyertese számára. A projekt munkanyelve angol, így a dokumentumok döntő többsége is angol nyelven készült, illetve készül.

 

Alkalmassági feltételek:

· Ajánlattevő legalább 5 éve működjön Gazdasági társaság formájában.

· Ajánlattevő rendelkezzen az elmúlt három évből (2009, 2010, 2011) legalább 3 EU pályázatok tervezésére és megvalósítására vonatkozó szakmai tapasztalattal, melyből legalább 2 db határon átnyúló projektre vonatkozik.

Igazolási mód: Ajánlattevő nyilatkozata a referenciákról, legalább a következők feltüntetésével: szerződést kötő fél, szerződés tárgya, összege, referenciát adó személy neve és elérhetősége

· Ajánlattevő rendelkezzen projekt monitoring feladatok elvégzésére vonatkozó tapasztalattal

Igazolási mód: Ajánlattevő nyilatkozata a referenciákról, legalább a következők feltüntetésével: szerződést kötő fél, szerződés tárgya, összege, referenciát adó személy neve és elérhetősége

· Ajánlattevőnek rendelkeznie kell a szakmai tevékenységét támogató ISO minősítéssel.

Igazolási mód: Ajánlattevő csatolja az ISO minősítését igazoló okirata másolatát.

• Ajánlattevő rendelkezzen, vagy vonjon be a teljesítésbe minimum 3 fő szakembert, akik rendelkeznek felsőfokú végzettséggel, és legalább középfokú szintű angol, államilag elismert nyelvvizsgával.
  

Igazolási mód: Ajánlattevő csatolja a 3 fő szakember önéletrajzát (EU PASS formátumban), és a végzettséget igazoló bizonyítványainak és a nyelvvizsga bizonyítványának másolatát.

Bírálati szempont: A legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás. Az ajánlati árat a kiírás tárgyát képező feladatokra összesen nettó Ft + Áfa formában kérjük megadni. Ajánlatkérő egyéb költségtérítést nem nyújt, az ajánlati árnak fedezetet kell nyújtania minden az elvégzendő feladatok kapcsán felmerülő költségre.

 

Fizetési feltételek: Nyertes ajánlattevő a szerződéses időszak alatt teljesítés igazolás után, az 1-5. pontban részletezett feladatok elvégzését követően 1 db részszámla (a vállalási ár 85%-áról), majd a szerződés teljesítését követően 1 db végszámla benyújtására jogosult, melyet a SZTE a számla kézhezvételét követő 30 napos fizetési határidővel átutalással teljesít.

 

Ajánlat benyújtásának módja: Zárt borítékban 1 eredeti példányban, a Szegedi Tudományegyetemnek címezve: SZTE Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság Szolgáltatás Szervezési Iroda, 6722 Szeged, Szentháromság u. 34. 3. emelet 35. iroda, személyesen vagy postai úton. A borítékon és a dokumentációban kérjük feltüntetni az ajánlati sorszámot. Érvényes ajánlat eljuttatható e-mailen (kuczora.attila@gmf.u-szeged.hu) keresztül is pdf formátumban, a felhívásban közzétett határidőre történő megküldéssel.

Amennyiben e-mailen keresztül történik az ajánlat eljuttatása, akkor a levél „Tárgyánál” kérjük feltüntetni az eljárás sorszámát.

 

További információ kérhető:

Az ajánlatkérő hivatalos kapcsolattartója: Ifkovics Kálmán irodavezető

SZTE GMF Szolgáltatás Szervezési Iroda

ifkovics.kalman@gmf.u-szeged.hu

Az ajánlatkérő szakmai kapcsolattartója: Dr. Horváth József tudományos dékán-helyettes

Tel.: 62/532-990/101 mellék

horvath@mgk.u-szeged.hu  

 

Az eljárás nyelve: magyar, de az ajánlatkérő angol nyelvű ajánlatot is elfogad. Jelen felhívással Ajánlatkérő olyan cégek jelentkezését várja, akik megfelelő pénzügyi háttérrel rendelkeznek valamint képesek a mielőbbi szállítására. Az ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlattevőktől további írásbeli tájékoztatást kérjen 5 munkanapon belül, a tájékoztatási igény minden ajánlattevőnek történő egyidejű megküldésével, az érvényes jelentkezések alapján. Ezek után az ajánlatkérő elvégzi az ajánlatok értékelését, amelynek eredményéről a lehető legrövidebb időn belül értesíti az Ajánlattevőket.

 

Ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy a jelen felhívás lefolytatásától indoklás nélkül részlegesen, illetve teljes mértékben elálljon. Az Ajánlatkérő nem vállal felelősséget az elállásból származó következményekért.

 

A jelen felhívás egyetlen Ajánlattevő által sem tekinthető az Ajánlatkérő által tett szerződéses ajánlatnak vagy kötelezettségvállalásnak. A felhívás és a pályázati eljárás az Ajánlatkérő belső szabályai alapján történik.

 

A pályázat nyertese: INNOV Hungaricum Kft., 6724 Szeged, Pulcz u. 46.

Vállalási ár: 1.450.000,- Ft+Áfa