Szegedi Tudományegyetem - Ahol tudás és szándék találkozik

Ajánlat sorszáma: SZTE/2012/PSZ0020

Ajánlattételi határidő: 2012. 01. 26. 12 óra

Teljesítési határidő: 2012. 02. 16. (a kiírás tárgyát képező mindkét rendezvény esetében)

Figyelem! Ajánlatkérő jelen eljárás eredményeképpen megkötött szerződés 1. rendezvény teljesítése ellentételezésének forrásául szolgáló pályázat Támogatási Szerződésének meghosszabbítására kérelmet nyújtott be. Ajánlatkérő a nyertes ajánlattevővel szemben mentesül az 1. rendezvényre vonatkozóan a szerződés megkötésének a kötelezettsége alól, ha a pályázat meghosszabbítására vonatkozó kérelmet a Közreműködő Szervezet elutasítja és ebből következően a szerződés megkötésére, vagy teljesítésére nem lesz képes.

A beszerzés ismertetése:

1. rendezvény:

2012. február 16-án megrendezésre kerülő TÁMOP 4.2.1. záró rendezvény és Innovációs Nap című tudományos konferencia és workshop lebonyolítása:

- Időtartam: 1 nap

- Helyszín: SZTE JATIK (bérelt helyszín)

- Várható létszám: 80-100 fő

- Pályázati forrás: TÁMOP 4.2.1.-08/1-2008-0002

- Rendezvény részletes specifikációja elérhető itt: 1._sz._melleklet

2. rendezvény:

2012. február 16-án megrendezésre kerülő Kutatóegyetemi Kiválósági Központ nyílt nap című tudományos rendezvény lebonyolítása:

- Időtartam: 1 nap

- Helyszín: SZTE JATIK (bérelt helyszín)

- Várható létszám: 40-50 fő

- Pályázati forrás: TÁMOP-4.2.1/B-09/1/KONV-2010-0005

- Rendezvény részletes specifikációja elérhető itt: 2._sz._melleklet

 Figyelem! Ajánlatkérő az 1. és 2. sz. mellékletekben megadott 1. és 2. rendezvény becsült összegénél magasabb ajánlati árat nem tud elfogadni.

Figyelem! Ajánlattevő nyilatkozzon, hogy kötelezettséget vállal a felhívásban lévő szerződéstervezet megkötésére és teljesítésére, melynek tartalmát megismerte és fenntartások nélkül elfogadja.

Szerződéstervezet elérhető itt: Szerzodes_tervezet

Ajánlattevővel szembeni elvárások:

· Alkalmassági feltétel (1): Ajánlattevő csatoljon referencianyilatkozatot az elmúlt 12 hónap során, minimum 1 db 80 fős, vagy azt meghaladó létszámú rendezvény lebonyolításáról.

Figyelem! A referencianyilatkozat formailag akkor megfelelő, ha tartalmazza legalább a teljesítés idejét (év és hónap), a szerződést kötő másik fél megnevezését és a részéről információt adó személy nevét, telefonszámát, a szolgáltatás tárgyát, továbbá az ellenszolgáltatás összegét.

· Alkalmassági feltétel (2): Ajánlattevő rendelkezzen minimum 3 éves szakmai tapasztalattal a rendezvényszervezés területein.

Igazolási mód: Ajánlattevő egyszerű nyilatkozatban nyilatkozzon, hogy rendelkezik a fenti szakmai tapasztalattal.

· Alkalmassági feltétel (3): Ajánlattevőnek nem lehet a Szegedi Tudományegyetem felé fennálló, lejárt fizetési kötelezettsége.

Igazolási mód: Ajánlattevő egyszerű nyilatkozatban nyilatkozzon, hogy nincs fennálló, lejárt fizetési kötelezettsége a Szegedi Tudományegyetem felé.

· A beszerzés ellenértékének fedezetét az 1. rendezvény esetében a TÁMOP-4.2.1-08/1-2008-0002 pályázati forrás, a 2. rendezvény esetében a TÁMOP-4.2.1/B-09/1/KONV-2010-0005 pályázati forrás biztosítja.

Figyelem! Ajánlattevő ajánlatában jelezze, hogy a szolgáltatás ellenértéke a fenti számú pályázati források terhére kerül kiegyenlítésre!

Bírálati szempontok:

1) Ajánlati ár a 2 db rendezvényre összesen: ……….. nettó Ft+Áfa súlyszám: 2

Az ajánlati árat a fentebb csatolt 1. és 2. sz. mellékletben lévő formában kérjük megadni, ügyelve arra, hogy meg kell adni az extra kávészünet, ill. a szabadszedéses büfé rendszerű ebéd 1 főre eső nettó költségét is.

Ajánlatkérő a fentieken felül részletes árajánlatot nem kér.

Ajánlatkérő a 2 db rendezvényre összesen megadott nettó ajánlati árat fogja értékelni.

2) Elmúlt 12 hónap során, lebonyolított 80 fős, vagy azt meghaladó létszámú rendezvények darabszáma: ……….. db workshop súlyszám: 2

Figyelem! Ezen részszempontnál Ajánlattevő sorolja fel a rendezvények témájának megadásával valamennyi az elmúlt 12 hónap során lebonyolított 80 fős, vagy azt meghaladó létszámú rendezvényét, amelyekben a résztvevőknek catering szolgáltatást is nyújtott. A teljesítés idejének, a szerződést kötő másik fél megnevezésének és a részéről információt adó személy nevének, telefonszámának, a szolgáltatás tárgyának, továbbá az ellenszolgáltatás összegének a megadása csak a minimum referenciaként kért 1 db rendezvénynél szükséges.

Ajánlattevő az összességében legelőnyösebb ajánlatot hirdeti nyertesnek.

Pontozási szabályozás:

Az adott szempont szerinti legkedvezőbb értéket elérő ajánlattevő 10 pontot kap, míg a többi az ajánlatához képesti arányosított pontot, mely felszorzásra kerül a súlyszámmal. Az egyes szempontok szerint kapott pontértékek összeadását követően a legtöbb pontot kapott ajánlattevő a nyertes.

Fizetési feltételek: Nyertes ajánlattevő a kiírás tárgyát képező feladatok elvégzéséről rendezvényenként 1-1 db (összesen 2 db) számlát nyújthat be, melyet a SZTE teljesítésigazolást követően, a számla kézhezvételétől számított 30 napos fizetési határidővel, átutalással teljesít.

Ajánlatkérő a 2 db rendezvényre megadott összesített ajánlati áron felül egyéb költségtérítést nem nyújt az ajánlattevő részére, az árnak tartalmaznia kell az ügynökségi díj, az összes adó, illeték vagy egyéb járulékos költség fedezetét is, a hatályos magyar jogszabályok szerint. Amennyiben az ajánlatkérő az egyes rendezvényeket megelőző 4. munkanapig jelzi az ajánlattevő felé, hogy a résztvevők számában több mint 10 %-os mértékű eltérés várható, úgy az ajánlattevő köteles az ajánlatában megadott egységárak alapján, a rendezvényen ténylegesen résztvevők számának megfelelően elszámolni az ajánlatkérővel.

Az ajánlat elvárt tartalma:

- Árajánlat (az 1. és 2. sz. melléklet formátumában)

- Referencianyilatkozat az elmúlt 12 hónap során, minimum 1 db 80 fős, vagy azt meghaladó létszámú rendezvény lebonyolításáról.

- Egyszerű nyilatkozat a rendezvényszervezés területén szerzett minimum 3 éves szakmai tapasztalatról.

- Egyszerű nyilatkozat, hogy nincs fennálló, lejárt fizetési kötelezettsége a Szegedi Tudományegyetem felé.

- Nyilatkozat a szerződéstervezet megkötésére és teljesítésére vonatkozó kötelezettségvállalásról.

- Ajánlattevő ajánlatában jelezze, hogy a szolgáltatás ellenértéke a fenti számú pályázati források terhére kerül kiegyenlítésre!

- Elmúlt 12 hónap során, lebonyolított 80 fős, vagy azt meghaladó létszámú rendezvények felsorolása, témájuk megadásával, amelyekben a résztvevőknek catering szolgáltatást is nyújtott.

Ajánlat benyújtásának módja: Zárt borítékban 1 eredeti példányban, a Szegedi Tudományegyetemnek címezve: SZTE Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság Ellátási Főosztály, 6722 Szeged, Szentháromság u. 34. 3. emelet 35. iroda, személyesen vagy postai úton. A borítékon és a dokumentációban kérjük feltüntetni az ajánlati sorszámot. Érvényes ajánlat eljuttatható e-mailen (kuczora.attila@gmf.u-szeged.hu) keresztül is pdf formátumban, a felhívásban közzétett határidőre történő megküldéssel.

Amennyiben e-mailen keresztül történik az ajánlat eljuttatása, akkor a levél „Tárgyánál” kérjük feltüntetni az eljárás sorszámát.

További információ kérhető:

Az ajánlatkérő hivatalos kapcsolattartója: Ifkovics Kálmán irodavezető

SZTE GMF Szolgáltatás Szervezési Iroda

ifkovics.kalman@gmf.u-szeged.hu

Az ajánlatkérő szakmai kapcsolattartója: Varga Luca koordinátor

SZTE Kutatás-fejlesztési és Innovációs Igazgatóság

innova@rekt.u-szeged.hu

Az eljárás nyelve: magyar, de az ajánlatkérő angol nyelvű ajánlatot is elfogad. Jelen felhívással Ajánlatkérő olyan cégek jelentkezését várja, akik megfelelő pénzügyi háttérrel rendelkeznek valamint képesek a mielőbbi szállítására. Az ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlattevőktől további írásbeli tájékoztatást kérjen 5 munkanapon belül, a tájékoztatási igény minden ajánlattevőnek történő egyidejű megküldésével, az érvényes jelentkezések alapján. Ezek után az ajánlatkérő elvégzi az ajánlatok értékelését, amelynek eredményéről a lehető legrövidebb időn belül értesíti az Ajánlattevőket.

Ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy a jelen felhívás lefolytatásától indoklás nélkül részlegesen, illetve teljes mértékben elálljon. Az Ajánlatkérő nem vállal felelősséget az elállásból származó következményekért.

A jelen felhívás egyetlen Ajánlattevő által sem tekinthető az Ajánlatkérő által tett szerződéses ajánlatnak vagy kötelezettségvállalásnak. A felhívás és a pályázati eljárás az Ajánlatkérő belső szabályai alapján történik.

A pályázat nyertese:  PROKO Kft.

Vállalási ár: 1.754.200,- Ft + ÁFA