A  bíróságokon az ügyek kezelésére ügyszakonként irodák működnek. Ennek megfelelően beszélhetünk büntető-, polgári-, munkaügyi-, végrehajtási irodáról.

A bíróság elnöke dönthet úgy, hogy ügycsoportonként működtet irodákat. Ez alatt azt kell érteni, hogy külön irodát működtethetnek például a fiatalkorúak büntetőügyeinek kezelésére, külön a polgári peres és nem peres ügyek kezelésére. Ezek alapján a bírósági iroda tehát az ügyvitelt, a bírósági ügyek iratainak kezelését ellátó szervezeti egység. A bírósági iroda élén az irodavezető áll.

A bírósági iroda minden munkanapon ügyfélfogadási időt tart, amelynek időszakát a bíróság elnöke jogosult meghatározni. A társadalom tagjai számára jogosultság, a bíróságok részére kötelezettség, hogy az ügyfélfogadásról megfelelő tájékoztatást helyezzenek ki, amelynek tartalmaznia kell, hogy hol és mikor adhatják elő kérelmeiket, panaszaikat, hol és mikor kérhetnek felvilágosítást, valamint arról is, hogy a különböző beadványokat, ki, mikor és hol jogosult átvenni.

A bírósági iroda egyik feladata a felvilágosításadás. Ez alatt azt kell érteni, hogy a törvényben meghatározott személyeknek vagy képviselőiknek lehetőséget biztosít az iratok megtekintésére, azokról másolatot készít, valamint megadja a szükséges tájékoztatásokat. Ha valaki másolatot szeretne készíteni az iratokból és ezt jogszabály nem zárja ki, azt az irodavezetőnél kell kérni. Az irodavezető jogosult meghatározni a másolat kiadásának időpontját, annyi kikötéssel, hogy a másolatokat 3 munkanapon belül legkésőbb ki kell adni.

Természetesen előfordulhat, hogy olyan személy kívánja megtekinteni az ügy iratait, aki nem vesz részt a bírósági eljárásban. Erre akkor kerülhet sor, ha az érintett – vagyis az a személy, akiről az adott iratban adat szerepel - ehhez hozzájárult, vagy törvényi rendelkezés lehetőséget ad az iratbetekintésre és a bíróság elnöke a felvilágosítást engedélyezi.

Fontos megjegyezni, hogy a bírósági eljárások során rengetegadatmerül fel, amelyek nagy része személyes adat, védett adat, amelyek kezelésére és védelmére szigorú előírások vonatkoznak. Ilyen adatok például az orvosi adatok, üzleti vagy banktitkok stb.

A bírósági iroda feladata továbbá, hogy minden a bírósághoz érkezett iratot, illetve beadványt – legyen az elektronikus vagy papír alapú – egy úgynevezett lajstromba jegyez be. A lajstrom egy tájékoztató könyv, ami lehet elektronikusan vezetett nyilvántartás, vagy papíralapú, külön ívekből álló bekötött könyv. A papír alapú lajstromot évenként, az év utolsó napján hitelesítéssel kell lezárni. A bírósági iroda kezeli a bírósági ügyiratokat is.

FORRÁSOK

14/2002. (VIII. 1.) IM rendelet a bírósági ügyvitel szabályairól

17/2014. (XII. 23.) OBH utasítás a bíróságok egységes iratkezelési szabályzatáról