Szegedi Tudományegyetem  Ahol tudás és szándék találkozik

SZTE Nemzetközi Utazásszervezés  --  Gyakran ismételt kérdések

Gyakran ismételt kérdések

 

1.) Milyen jellegű szolgáltatást nyújt az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés?

Irodánk külföldi kiküldetések esetén, a központosított közbeszerzés keretein belül, pályázatokból és egyéb intézményi forrásokból finanszírozott alábbi szolgáltatások beszerzésében nyújt segítséget a Szegedi Tudományegyetem polgárainak:


  • repülőjegy
  • szállás
  • utazáshoz kapcsolódó biztosítások
  • külföldi vasúti jegy
  • hajó-, nemzetközi autóbusz és kompjegy
  • vízumügyintézés
  • külföldi és belföldi repülőtéri transzfer
  • konferencia regisztráció
  • autóbérlés a célországban

 

 

2.) Melyik, a közbeszerzési eljárásban nyertes utazási irodákkal áll kapcsolatban az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés? Ki adja az ajánlatokat?

Az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által lefolytatott keretmegállapodásos központosított közbeszerzési eljárásban nyertes utazási irodákkal áll kapcsolatban, melyek a WECO Travel Kft., az IBUSZ Utazási Irodák Kft., az OTP Travel Kft., a United 4 Bonafini Bindair Kft., és a JET Travel Kft.

 

3.) Hogyan léphetek kapcsolatba az SZTE Nemzetközi Utazásszervezéssel?

Az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés elérhető hétköznapokon 09:00-17:00 között a 06-62/54-4380 és 06-62/54-6618 telefonszámokon, vagy a 4380-as és 6618-as belső mellékeken, valamint az utazasszervezes@gmf.u-szeged.hu e-mail címen. Ettől eltérő időpontban, csak sürgős esetben, például járattörlés esetében, a 06-70/674-4288-as mobiltelefon számon lehet jelezni az észrevételt.

 

4.) Milyen forrás terhére foglalhatok repülőjegyet, szállást, utasbiztosítást, vonatjegyet vagy bérelhetek autót illetve kérhetem a vízumügyintézésben a segítségét az SZTE Nemzetközi Utazásszervezésnek?

Valamennyi pályázat, saját és egyéb forrás (saját bevétel, támogatás) terhére történő külföldi kiküldetéssel kapcsolatos szolgáltatások beszerzése az SZTE Nemzetközi Utazásszervezésen keresztül történik.

 

Pályázatok esetén a projektvezető felelőssége annak eldöntése, hogy a megrendelt szolgáltatás a projekt költségtervében szerepel-e, elszámolható-e.

 

5.) Milyen dokumentumok szükségesek a külföldi kiküldetéssel kapcsolatos szolgáltatások megrendeléséhez?

  • A kint tartózkodás utolsó napjától számított min. 6 hónapig érvényes útlevél vagy személyi igazolvány
  • Az utazás időtartamára szóló, leigazolt, pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott utazási határozat
  • Nyilatkozat arról, hogy a szolgáltatás megrendelése az Egyetemmel jogviszonyban álló személy részére történik, és annak költségét nem hárítja tovább.
  • Önkéntes szerződés regisztrációs száma
  • Hallgatói szerződés

 

6.) Mi a repülőjegy foglalásának a folyamata?

A repülőjegy foglalásához szükséges adatlap a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalról érhető el. Az ügyintézés online módon történik, ezért az adatlapot is online kérjük kitölteni!

Az online kitöltött adatlapból a véglegesítést követően, az adatlapon feltüntetett ügyintéző, utas és az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés is e-mailben kap egy-egy példányt. Az iroda munkatársai az adatlap feldolgozását csak akkor kezdik el, ha a kötelezettségvállalás igazolására szolgáló leigazolt, pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott utazási határozatot az ügyintéző az e-mailben kapott adatlap csatolmányaként továbbítja az utazasszervezes@gmf.u-szeged.hu e-mail címre.

 

Az adatlap megjegyzés rovatában érdemes feltüntetni minden olyan információt, mely a preferált járatokra szóló ajánlatok összeállítását elősegíti. A közbeszerzési utaztatási portál segítségével összeállított repülőjegy ajánlatok elküldése, az utazási feltételeket (poggyász információ, elsőbbségi beszállás költsége, stb.) tartalmazó dokumentummal egy időben történik az adatlapon megjelölt témaszámfelelős, ügyintéző és utas e-mail címére.

 

A kiválasztott ajánlat foglalása az e-mailben történő foglalási szándék megerősítését követően történik. A foglalásról automatikusan kiállított visszaigazolást továbbítjuk az ügyintéző részére adategyeztetés céljából. Amennyiben minden adat megfelelő, a nyertes utazási irodától kérjük a repülőjegy kiállítását, melyet e-mailben továbbítunk az ügyintézőnek és az utasnak.

 

A repülőjegyet kinyomtatva kell az utasnak magával vinnie az utazása során, az online utasfelvétel elvégzését követően kinyomtatott beszállókártyával együtt.

 

A repülőjegyet és a beszállókártyát javasoljuk megőrizni, hiszen ezek alátámasztó dokumentumként szolgálnak az elszámoláskor.

 

Kérjük, vegye figyelembe, hogy a repülőjegyek ára árfolyamfüggő, így előfordulhat, hogy változik az ára, mindaddig, ameddig a foglalási szándékot nem jelzik az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés munkatársainak e-mailben, illetve a repülőjegyet a nyertes utazási iroda munkatársai kiállítják!

 

7.) Mi a szállás foglalásának a folyamata?

A szállás foglalásához szükséges adatlap a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalról érhető el. Az ügyintézés online módon történik, ezért az adatlapot is online kérjük kitölteni!

Az online kitöltött adatlapból a véglegesítést követően, az adatlapon feltüntetett ügyintéző, utas és az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés is e-mailben kap egy-egy példányt. Az iroda munkatársai az adatlap feldolgozását csak akkor kezdik el, ha a kötelezettségvállalás igazolására szolgáló leigazolt, pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott utazási határozatot az ügyintéző az e-mailben kapott adatlap csatolmányaként továbbítja az utazasszervezes@gmf.u-szeged.hu e-mail címre.

 

Az adatlap megjegyzés rovatában érdemes feltüntetni minden olyan információt, mely a preferált szállásajánlatok összeállítását elősegíti. A közbeszerzési utaztatási portál segítségével összeállított szállásajánlatokat az adatlapon megjelölt témaszámfelelős, ügyintéző és utas e-mail címére küldjük.

 

A kiválasztott ajánlat foglalása az e-mailben történő foglalási szándék megerősítését követően történik. A foglalásról automatikusan kiállított visszaigazolást továbbítjuk az ügyintéző részére adategyeztetés céljából. Amennyiben minden adat megfelelő, a nyertes utazási irodától kérjük a voucher kiállítását, melyet e-mailben továbbítunk az ügyintézőnek és az utasnak.

 

A vouchert két példányban kinyomtatva kell az utasnak magával vinnie az utazása során.

 

A vouchert javasoljuk megőrizni, hiszen alátámasztó dokumentumként szolgál az elszámoláskor.

 

Kérjük, vegye figyelembe, hogy a szállásajánlatokban feltüntetett árak mindaddig módosulhatnak, ameddig a foglalási szándékot nem jelzik az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés munkatársai felé e-mailben, illetve a vouchert a nyertes utazási iroda munkatársai kiállítják!

 

8.) Mi az utasbiztosítás foglalásának a folyamata?

Az utasbiztosítás foglalásához szükséges adatlap a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalról érhető el. Az ügyintézés online módon történik, ezért az adatlapot is online kérjük kitölteni!

Az online kitöltött adatlapból a véglegesítést követően, az adatlapon feltüntetett ügyintéző, utas és az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés is e-mailben kap egy-egy példányt. Az iroda munkatársai az adatlap feldolgozását csak akkor kezdik el, ha a kötelezettségvállalás igazolására szolgáló leigazolt, pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott utazási határozatot az ügyintéző az e-mailben kapott adatlap csatolmányaként továbbítja az utazasszervezes@gmf.u-szeged.hu e-mail címre.

 

Az adatlap megjegyzés rovatában érdemes feltüntetni minden olyan információt, mely az ajánlatok összeállítását elősegíti (pl. értékes műszer biztosítása). A közbeszerzési utaztatási portál segítségével összeállított utasbiztosítás ajánlatokat az adatlapon megjelölt témaszámfelelős, ügyintéző és utas e-mail címére küldjük.

 

A kiválasztott ajánlat foglalása az e-mailben történő foglalási szándék megerősítését követően történik. A foglalásról automatikusan kiállított visszaigazolást továbbítjuk az ügyintéző részére adategyeztetés céljából. Amennyiben minden adat megfelelő, a nyertes utazási irodától kérjük a kötvény kiállítását, melyet e-mailben továbbítunk az ügyintézőnek és az utasnak.

 

A kötvényt kinyomtatva és az utas által aláírva kell az utasnak magával vinnie az utazása során.

 

A kötvényt javasoljuk megőrizni, hiszen alátámasztó dokumentumként szolgál az elszámoláskor.

 

9.) Mi a vonatjegy foglalásának a folyamata?

A vonatjegy foglalásához szükséges adatlap a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalról érhető el. Az ügyintézés online módon történik, ezért az adatlapot is online kérjük kitölteni!

Az online kitöltött adatlapból a véglegesítést követően, az adatlapon feltüntetett ügyintéző, utas és az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés is e-mailben kap egy-egy példányt. Az iroda munkatársai az adatlap feldolgozását csak akkor kezdik el, ha a kötelezettségvállalás igazolására szolgáló leigazolt, pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott utazási határozatot az ügyintéző az e-mailben kapott adatlap csatolmányaként továbbítja az utazasszervezes@gmf.u-szeged.hu e-mail címre.

 

Az adatlap megjegyzés rovatában érdemes feltüntetni minden olyan információt, mely az ajánlatok összeállítását elősegíti (pl. járatszámok, pontos indulási/érkezési idő, vonatjegy átvételi hely, Szeged vagy Budapest). A közbeszerzési utaztatási portál segítségével összeállított vonatjegy ajánlatokat az adatlapon megjelölt témaszámfelelős, ügyintéző és utas e-mail címére küldjük.

 

A kiválasztott ajánlat foglalása az e-mailben történő foglalási szándék megerősítését követően történik. A foglalásról automatikusan kiállított visszaigazolást továbbítjuk az ügyintéző részére adategyeztetés céljából. Amennyiben minden adat megfelelő, a nyertes utazási irodától kérjük a vonatjegy kiállítását és portázását az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés részére. Amint beérkezik irodánkba a vonatjegy, az ügyintézőt vagy az utast e-mailben értesítjük. A vonatjegy az iroda nyitvatartási idejében vehető át.

 

A vonatjegyet az utasnak magával kell vinnie az utazása során.

 

A vonatjegyet javasoljuk megőrizni, hiszen alátámasztó dokumentumként szolgál az elszámoláskor.

 

10.) Mi a konferencia regisztráció folyamata?

A konferencia regisztrációs díj ügyintézéséhez szükséges adatlap a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalon, a Szolgáltatások-adatlapok menüpontban található. A Word formátumban elérhető és kitöltendő adatlapot kérjük az utazaszervezes@gmf.u-szeged.hu email címre elküldeni a kötelezettségvállalás igazolására szolgáló leigazolt, pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott utazási határozattal egy időben.

 

Az ügyintézés további menetéről a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalon, a Szabályzatok menüpontban található tájékoztató.

 

11.) Mi a teendőm, ha a célországban autót szeretnék bérelni?

Az autóbérlés ügyintézéséhez szükséges adatlap a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalon, a Szolgáltatások-adatlapok menüpontban található. A Word formátumban elérhető és kitöltendő adatlapot kérjük az utazaszervezes@gmf.u-szeged.hu email címre elküldeni a kötelezettségvállalás igazolására szolgáló leigazolt, pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott utazási határozattal egy időben.

 

Az adatlap megjegyzés rovatában érdemes feltüntetni minden olyan információt, mely az ajánlatok összeállítását elősegíti (pl. autó típusa, felszereltsége, önrész mértéke). A közbeszerzési utaztatási portál segítségével összeállított ajánlatokat az adatlapon megjelölt témaszámfelelős, ügyintéző és utas e-mail címére küldjük.

 

A kiválasztott ajánlat foglalása az e-mailben történő foglalási szándék megerősítését követően történik. A foglalásról automatikusan kiállított visszaigazolást továbbítjuk az ügyintéző részére adategyeztetés céljából. Amennyiben minden adat megfelelő, a nyertes utazási irodától kérjük a voucher kiállítását melyet e-mailben továbbítunk az ügyintézőnek és az utasnak.

 

A vouchert az utasnak magával kell vinnie az utazása során.

 

A vouchert javasoljuk megőrizni, hiszen alátámasztó dokumentumként szolgál az elszámoláskor.

 

Felhívjuk figyelmüket, hogy az autó átvételkor a helyszínen igényelt további szolgáltatások költségét az utazási iroda kiszámlázza Egyetemünk felé.

 

12.) Mi a teendőm, ha reptéri transzfert szeretnék kérni Magyarországon illetve a célországban?

Külföldi és belföldi reptéri transzfer ügyintézéséhez szükséges adatlap a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalon, a Szolgáltatások-adatlapok menüpontban található. A Word formátumban elérhető és kitöltendő adatlapot kérjük az utazaszervezes@gmf.u-szeged.hu email címre elküldeni a kötelezettségvállalás igazolására szolgáló leigazolt, pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott utazási határozattal egy időben.

 

Az adatlap megjegyzés rovatában érdemes feltüntetni minden olyan információt, mely az ajánlatok összeállítását elősegíti (pl. lehetséges várakozási idő mértékét). A közbeszerzési utaztatási portál segítségével összeállított ajánlatokat az adatlapon megjelölt témaszámfelelős, ügyintéző és utas e-mail címére küldjük.

 

A kiválasztott ajánlat foglalása az e-mailben történő foglalási szándék megerősítését követően történik. A foglalásról automatikusan kiállított visszaigazolást továbbítjuk az ügyintéző részére adategyeztetés céljából. Amennyiben minden adat megfelelő, a nyertes utazási irodától kérjük a voucher kiállítását melyet e-mailben továbbítunk az ügyintézőnek és az utasnak.

 

A vouchert az utasnak magával kell vinnie az utazása során.

 

A vouchert javasoljuk megőrizni, hiszen alátámasztó dokumentumként szolgál az elszámoláskor.

 

13.) Mi a teendőm, ha a vízumügyintézésben szeretnék segítséget kérni?

Vízum ügyintézéséhez szükséges adatlap a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalon, a Szolgáltatások-adatlapok menüpontban található. A Word formátumban elérhető és kitöltendő adatlapot kérjük az utazaszervezes@gmf.u-szeged.hu email címre elküldeni a kötelezettségvállalás igazolására szolgáló leigazolt, pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott utazási határozattal egy időben.

 

A közbeszerzési utaztatási portálon keresztül igényelt és beérkezett ajánlatokat az adatlapon megjelölt témaszámfelelős, ügyintéző és utas e-mail címére küldjük.

 

A kiválasztott ajánlat foglalása az e-mailben történő foglalási szándék megerősítését követően történik. A foglalásról automatikusan kiállított visszaigazolást továbbítjuk az ügyintéző részére adategyeztetés céljából. Amennyiben minden adat megfelelő, a nyertes utazási irodától kérjük a vízum ügyintézését. Az iroda által küldött vízumkérő lapot továbbítjuk az utasnak, akinek a kitöltött dokumentumot és az ajánlatban felsorolt, ügyintézéshez szükséges további dokumentumokat személyesen kell bevinnie a nyertes utazási irodába.

 

Kérjük, vegyék figyelembe, hogy vízumügyintézés minimum 1, de akár 4 hetet is igénybe vehet!

 

14.) Milyen adatok szükségesek az adatlap kitöltéséhez?

Az adatlap kitöltéséhez szükséges érvényes utazási okmány adatai (amely lehet személyi igazolvány vagy útlevél). Továbbá az adatlap azokat a személyes adatokat tartalmazza, amelyek egy repülőjegy, szállás, utasbiztosítás, és egyéb szolgáltatás foglalásához szükségesek, valamint az Egyetem keretein belül az elszámolhatóságra vonatkozó kérdéseket foglalja magában (pl. témaszám, ügyintéző neve, elérhetősége).

 

15.) Van-e lehetőség arra, hogy az adatlap kitöltése nélkül kapjak ajánlatot, illetve történjen foglalás?

Minden esetben szükséges az adatlap hiánytalan és pontos kitöltése.

Az adatlap csak olyan kérdéseket tartalmaz, amelyek az ajánlatkéréshez illetve a foglaláshoz és a Szegedi Tudományegyetem statisztikai kimutatásaihoz szükségesek. Kitöltése max. 10 percet vesz igénybe, és segíti a minél pontosabb, gyorsabb együttműködést.

 

16.) Miért tér el az ajánlatban szereplő szolgáltatás ára az általam interneten talált ajánlat árától?

Az ajánlatokban feltüntetett árakat a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által lefolytatott keretmegállapodásos központosított közbeszerzési eljárásban nyertes utazási irodák határozzák meg, melyek a WECO Travel Kft., az IBUSZ Utazási Irodák Kft., az OTP Travel Kft., a United 4 Bonafini Bindair Kft., és a JET Travel Kft. Az ajánlatokban feltüntetett árak tájékoztató jellegűek, az ajánlatok elküldésének időpontjában érvényesek.

 

17.) Mi a teendő akkor, ha az ajánlatok egyike sem megfelelő?

Amennyiben nem megfelelőek az ajánlatok, lehetőség van újabb ajánlatok igénylésére, ezért kérjük, e-mailben (utazasszervezes@gmf.u-szeged.h) vegye fel újra a kapcsolatot az SZTE Nemzetközi Utazásszervezéssel. Tájékoztatjuk, hogy dátumeltérésből fakadó új ajánlatkéréshez új utazási határozat és adatlap szükséges!

 

18.) Már kinéztem a számomra legmegfelelőbb ajánlatot az interneten. Hogyan érhető el, hogy ezt foglalják számomra?

Az adatlap megjegyzés részénél lehetőség van arra, hogy az utas jelezze egyedi kérését (indulási időpontok, átszállási idő, konkrét repülőjáratok, légitársaság, preferált szállás, kívánt szállás-elhelyezkedés, szoba felosztás, ellátással kapcsolatos igény feltüntetése, stb.). Ezek figyelembe vételével állítják össze az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés munkatársai az ajánlatokat.


19.) Van-e lehetőség a kiállítási határidőnél hamarabb igényelni az adott dokumentumot?

Igen. Az igénylelt jegy/voucher/kötvény, egyéb dokumentum kiállítását a kiállítási határidő előtt is lehet kérni, azonban célszerű figyelembe venni, hogy a kiállítást követően a legtöbb esetben, ha mégis szükséges módosítás, az adott utazási iroda költséget számít fel érte, illetve egyes repülőjegyek, voucherek esetében módosításra a dokumentum kiállítását követően nincs lehetőség.

 

20.) Mi történik, ha foglalást követően szeretnék adatot változtatni?

A foglalást követően, a jegy/voucher/kötvény és egyéb dokumentum kiállításáig díjmentesen változtathatóak vagy törölhetőek az adatok és a foglalások, kivéve a fapados járatokra történt foglalást, illetve azon szállásfoglalásokat, amelyek ajánlataiban a leírás részben feltüntette az ajánlatot adó utazási iroda, hogy foglalást követően kötbérmentesen nem mondható le, nem módosítható a foglalás. (Kiállítási határidőn túli módosítást lásd előző pont.)

 

21.) Az utazás időtartama alatt lejáró utazási okmánnyal kérhető-e foglalás?

Nem. A foglaláshoz olyan érvényes utazási okmányra van szükség, amely a külföldön tartózkodás ideje alatt nem jár le, sőt, az utazás időtartamát követő legalább hat hónapig érvényes!

 

22.) Mit jelent a repülőjegy biztosítás?

Amennyiben orvosi igazolással alátámasztott betegség miatt hiúsul meg az utazás, és az utas kért a foglalásban repülőjegy biztosítást, akkor a repülőjegy és a reptéri adók összegének a kb. 80%-a visszatéríthető.


23.) Mit jelent a repülőtéri utasfelvétel (check-in)?

Amennyiben az utas a repülőtéri utasfelvételt (check-in) választja, akkor a repülőtéren fel kell mutatnia a kinyomtatott repülőjegyét valamint az érvényes utazási okmányát, és ezt követően kapja meg a beszállókártyáját.

A nem fapados légitársaságok esetében, a repülőjegy tartalmazza a repülőtéri utasfelvétel díját, míg a fapados légitársaságok esetében a légitársaságok ezért foglaláskor plusz költséget számítanak fel, illetve ha a repülőtéren kéri az utas az utasfelvételt, akkor felár ellenében tesznek ennek eleget a légitársaság munkatársai, ezért ilyen esetekben célszerű a díjmentes, online utasfelvételt választani! Továbbá felhívjuk figyelmüket, hogy egyes fapados légitársaságok esetében például Easyjet, repülőtéri utasfelvételre nincs lehetőség, így az online utasfelvétel elmulasztása az utazás meghiúsulását jelenti!

 

24.) Mit jelent az online utasfelvétel (check-in)?

Az online utasfelvételt az utazás megkezdése előtt az adott légitársaság által megszabott határidőn belül kell az utasnak elvégeznie az adott légitársaság honlapján. Ehhez az utas nevére (first name/surname vagy family name), a repülőjegyen található foglalási számra (reservation number), illetve egyes légitársaságok esetén a járatszámra (pl.: LH 1326) lehet szükség. Az ekkor megjelenő beszállókártyát (boarding pass) az utasnak ki kell nyomtatnia és magával kell vinnie, hogy a repülőtéren fel tudja mutatni a repülőjeggyel együtt.

 

25.) Mi a teendő, ha elfelejtettem elvégezni az online utasfelvételt (check-in)?

Fapados légitársaságok esetén

Biztosított a repülőtéri utasfelvétel, illetve az online check-in reptéren történő elvégzése, azonban ez jelentős felár megfizetésével lehetséges. KIVÉTEL: Easyjet járatai. Ennél a társaságnál ebben az esetben meghiúsul az utazás!

Nem fapados légitársaságok esetén

Amennyiben az utas nem végezte el az online utasfelvételt, lehetősége van a repülőtéren is kérni az ingyenes utasfelvételt. Az utas ekkor kapja meg a beszállókártyáját is.

 

26.) Utazhatok-e, ha a számla ellenértékét még nem kapta meg az utazási iroda?

Igen. (A számla kiállítását követően 30 munkanap áll az Egyetem rendelkezésére, hogy a számla összegét átutalja az utazási irodának.)

 

27.) Mi a teendő az elektronikus úton megküldött repülőjeggyel?

A repülőjegyet ki kell nyomtatni és az utasnak magával kell vinnie az utazás időtartamára. A repülőtéren az utasfelvételnél a repülőjegyet fel kell mutatni az érvényes utazási okmánnyal illetve online check-in esetén a kinyomtatott beszállókártyával együtt.

 

28.) Mi a teendő az elektronikus úton megküldött voucherrel?

A szállásfoglalást követően a vouchert az utazási iroda állítja ki és továbbítja az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés munkatársainak, legkésőbb az utazást megelőző 1 héten belül. A Nemzetközi Utazásszervezés munkatársai ezt követően e-mailben továbbítják a dokumentumot az ügyintézőnek. Az adatok ellenőrzését követően a vouchert két példányban érdemes kinyomtatni és elvinni az utazásra, hiszen ezzel lehet igazolni a foglalást és annak kifizetését.

 

29.) Mi a teendő az elektronikus úton megküldött biztosítási kötvénnyel?

A kötvényt az utasnak alá kell írnia. A biztosítási kötvényt az utasnak magánál kell tartania az utazás teljes időtartama alatt.


30.) Vehetek-e a kísérőként utazó házastársamnak, hozzátartozómnak is a rendszeren keresztül repülőjegyet, illetve foglalhatok-e utasbiztosítást és szállást számára?

Közbeszerzés keretében nincs lehetőség házastársnak, hozzátartozónak utazással kapcsolatos ügyintézésre az SZTE Nemzetközi Utazásszervezésen keresztül.


31.) Befolyásolja-e a szolgáltatás igénybevételének lehetőségét, ha a kiállított kötvényen az utas lakcíme helyett a számlázási cím van feltüntetve?

Nem, mivel ettől függetlenül az utas a biztosított fél.


32.) Mi a teljesítési igazolás folyamata?
A teljesítési igazolás a szolgáltatás megrendelésének teljesítését követően automatikusan kerül kiállításra az utaztatási felületen. A dokumentumot az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés munkatársai csatolják a leigazolt számlamásolathoz annak Pénzügyi Irodába történő beküldését megelőzően.


33.) Hogyan történik a szolgáltatás díjának kifizetése?

Minden számlát a Szegedi Tudományegyetem nevére és címére állítanak ki az utazási irodák. A kiállított számlák postázása minden esetben az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés nevére és címére történik. Kollégáink a beérkezett számlán feltüntetik a beérkezés dátumát, másolatot készítenek róla, majd ellátják egy „FIZETVE” pecséttel elkerülve ezzel egy számla duplán történő kifizetését. Ezt követően a másolatot belső postával kiküldik az adatlapon feltüntetett témaszám felelősének leigazoltatás céljából. Minden számlamásolatot pénzügyi ellenjegyzéssel is el kell látni!

Az eredeti számlát az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés munkatársai beküldik az SZTE GMF Pénzügyi és Számviteli Irodába további ügyintézés céljából.

Az aláírt, lepecsételt és témaszámmal és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott számlamásolatot kell az elszámoláshoz szükséges további dokumentumokkal együtt visszaküldeni az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés részére (6722 Szeged, Ady tér 10.) A szükséges alátámasztó dokumentumok listáját a 32. pontban találja felsorolva.

Az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés részére visszajuttatott számlamásolatot és dokumentumokat az általuk csatolt további dokumentumokkal együtt belső postával küldik el az SZTE GSZ Pénzügyi és Számviteli Irodába további ügyintézés céljából.

Az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés vállalja, hogy az adatlapot és az ajánlatot csatolja a számlához, ezeket nem szükséges mellékelni.

 

 

34.) Milyen dokumentumokat kell a számla mellé csatolnom?

 

    1. amennyiben az utas SZTE közalkalmazott:
    • Utazási határozat másolata
    • Nyilatkozat másolata
    • egyéb, az adott témaszám által megkövetelt dokumentum

     

      1. amennyiben az utas önkéntes szerződéssel rendelkezik:
      • a szerződés regisztrációs számát kérjük feltüntetni a számlán
      • Nyilatkozat másolata
      • egyéb, az adott témaszám által megkövetelt dokumentum

       

        1. Hallgatói szerződéssel rendelkező utasok esetén:
        • a szerződés másolata
        • Nyilatkozat másolata
        • hallgatói jogviszony igazolás másolata
        • egyéb, az adott témaszám által megkövetelt dokumentum

         

         

        35.) Mi szerepeljen a nyilatkozatban?

        A Nyilatkozaton a következőket kérjük feltüntetni:

        „Nyilatkozom, hogy az ajánlatkérő adatlapon szereplő szolgáltatást az Egyetemmel KÖZALKALMAZOTTI / SZTE ÖNKÉNTES SZERZŐDÉSBEN FOGLALKOZTATOTT / SZTE HALLGATÓI SZERZŐDÉSSEL FOGLALKOZTATOTT /MEGHÍVOTT VENDÉG OKTATÓ (megfelelő aláhúzandó) jogviszonyban álló személy részére rendelem meg és annak költségeit részben sem hárítom tovább. (Általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII trv. 206/1. bekezdés C pontja)”