Ajánlat sorszáma: SZTE/2019/PSZ09685

Ajánlattételi határidő: 2019. március 14 14:00

Szállítás, teljesítés tervezett időpontja: A szerződéskötés időpontjától számított 2019. augusztus 24-ig. 1. részteljesítési határidő (1., 2., 3. feladatok): 2019. március 31.; 2. részteljesítési határidő (9. feladat): 2019. június 30.; Végteljesítési határidő (4., 5., 6., 7., 8., 10. feladatok): 2019. augusztus 24.

A beszerzés rövid ismertetője:

XIII. Nemzetközi Csillagászati és Asztrofizikai Diákolimpia (XIIIth International Olympiad on Astronomy and Astrophysics, IOAA) pr tevékenységeinek ellátása, az alábbiak szerint:

• Időpont: 2019. 08. 02-10.
• Helyszínek:
  • Keszthely, Pannon Egyetem, Georgikon Kar, Pethe Ferenc Kollégium (student)
  • Keszthely, Csány-Szendrey Általános Művelődési Központ (gálák, versenyek)
  • Hévíz, Hunguest Hotel Helios (leader)
• Résztvevők: ~45 ország; 250 külföldi diák; 130 külföldi felkészítőtanár és megfigyelő
• Feladatok:
  • 1. Weboldal és Blog inbound marketing szoftverrel integrálva, egyedi design-nal:
    • Weboldal specifikációi:
      • Angol és magyar nyelven
      • Reszponzív wordpress alapú weboldal
      • Frontend Site Building:
      • UX/UI Design, Reszponzív tervezés
      • Egységes arculat / webdesign
      • Backend Site building:
      • Keresőoptimalizálás
      • Szerveroldali admin felület setupolása
      • Oldalstruktúra kialakítása
      • Kreatívok készítése (pl. popup hirdetések, stb.)
      • Blog motor kialakítása
      • Összekötés social média felületekkel, megosztási funkciók, hírlevél feliratkozás
      • Tartalmak feltöltése
      • Extra funkciók, pluginek
      • Regisztrációs felület / form
    • Regisztrációs felület specifikációi:
      • Minimum 128 bites titkosítás alatt futó űrlap https
      • Adatbázisban tarolt adatok md5 (minimum 12 karakteres) jelszavas titkosítással tárolódjanak
      • előregisztrációhoz kötött regisztráció
      • valós emailcím ellenőrzése
      • jogi hozzájárulások, adatvédelem elfogadása
      • leader egy fő/csoport regisztráció
      • regisztrációs adatok (személyes adatok, érkezés/indulás, ételallergiák és specifikációk, kirándulásokon részvételigény)
      • adatbázis + email alapú adattárolás
      • visszaigazolás küldése emailen
      • beadott csoport regisztráció visszanézhető, csak az admin módosíthatja, webes felületen
      • 6 óránként tükör másolat másik backup szerverre. Nem local. Nem internetre kötött szerveren
      • csoporton belül:
      • név
      • kategória
      • nem
      • kor
      • igazolvány kép
    • Adatvédelem:
      • sütikezelés elfogadás
      • regisztráció során adatkezelési szabályzat elfogadás
      • szülői beleegyező nyilatkozat adatkezeléshez, fotó és videókészítésehz
      • adatkezelési szabályzatot felrak
    • Tartalom:

Főoldal:

• Fővédnöki köszöntő (Prof. Dr. Kásler Miklós, Emberi Erőforrások Minisztériumának minisztere)
• Akadémiai Bizottság elnökének köszöntője (Dr. Kiss László akadémikus, MTA CSFK főigazgató)
• hírek
• galéria
• közreműködő szervezetek és szponzorok
• SZTE logo (link SZTE angol nyelvű oldalára)

IOAA mozgalom aloldal

• tájékoztató az IOAA mozgalomról
• IOAA történet
• IOAA jogszabályok
• IOAA syllabus

IOAA 2018 aloldal

• résztvevő országok
• szervezők és vendéglátók
• logo
• program
• határidők
• szállás
• budapesti városnézés ajánló
• körlevelek

Regisztráció aloldal

• előregisztráció
• regisztrációs felület
• adatkezelési tájékoztatók

Általános információk Magyarországról aloldal

• általános információk
• utazási információk
• vízumügyintézés

Média aloldal

• Hírek, blog
• Fotógaléria
• Videók
• Olimpiai újság

Versenyeredmények aloldal

• eredménylista
• csapatverseny eredmények
• országonkénti eredmények

Feladatok és megoldások aloldal

• Elméleti feladatok
• Adatelemzés feladatok
• Planetáriumi feladatok
• Nappali észlelési feladatok
• Éjszakai észlelési feladatok
• Feladatbemutató prezentációk

Szervezők aloldal:

• guideok
• távcsöves segítők
• pontozók
• versenyfelügyelők

Szervezetek és támogatók aloldal

Kapcsolat aloldal

• 2. Nagyarculat tervezés:
  • Angol nyelven
    • Logo frissítése, névjegy, levélpapír, zászló, beach flag, molinók, plakátok, roll up arculatának tervezése:
      • IOAA logó
      • szervezők és szponzorok logói
      • olimpia általános tudnivalói
      • kreatív felhívások, szójátékok. A kreatív részt a pályázat győztese dolgozza ki a szervezőkkel egyeztetve.
    • Mobil sajtófal:
      • IOAA logó
      • szervezők és szponzorok logói
      • olimpia általános tudnivalói
    • Sajtófal:
      • IOAA logó
      • szervezők és szponzorok logói
      • IOAA felirata
      • olimpia általános tudnivalói
    • Angol nyelvű szóróanyag, programfüzet, térkép tervezése
      • Szóralap méret: A5/LA4,
      • Programfüzet méret: A4
      • Térkép méret: A5
      • Térkép tartalom:
        • Az olimpia helyszínéül szolgáló épületek és ehhez tartozó területek programhelyszínei az alábbiak szerint: Hunguest Hotel Helios, 8380 Hévíz, Vörösmarty u. 41.; Hunguest Hotel Panoráma, 8380 Hévíz, Petőfi Sándor u. 9.; Hévíz gyalogtérkép a két helyszín között; Pannon Egyetem, Georgikon Kar, Pethe Ferenc Kollégium, 8360 Keszthely, Festetics Görgy út. 5. Kollégium, tornaterem, kültéri sportpálya, tenisz és röplabda pályák, PE Georgikon Kar D épület Színházterem
        • szervezők és szponzorok logói
    • Prezentáció sablon tervezése
    • Irányító táblák tervezése az adott terem vagy helyiség nevének feltüntetésével, nyíllal és IOAA logoval
    • Mobil fotófal tervezése
      • Méret: 1,5m x 3m
      • Tartalom: Kreatív csillagászati design-ban IOAA logo és szervezői logok, IOAA felirat
    • Pólók tervezése a staffnak
      • Tartalom: IOAA logo és felirat, amely a póló hátoldalán helyezkedik el
• 3. Social média arculati csomag:
  • Angol és magyar nyelven
  • FB cover
  • Profilkép
  • Poszt sablon
  • Insta profil
  • Poszt sablon
• 4. Olimpiai újság tervezése és napi szerkesztése:
  • 6 lapszám
  • Kiadási napok: aug. 4 – aug. 9
  • A4 formátum
  • 8 oldal
  • színes, fényes műnyomó
  • 500 db/lapszám
  • Elkészülési határidők: 2018. 08. 4., 5, 6., 7, 8., 9.
  • Kreatív tervezés, minimum 2 layout elkészítése. Kötelező elem: IOAA logo
  • Tördelés (naponta)
  • Képi anyagok – minimum 12, maximum 50 fotó lapszámonként.
  • Tartalom:
    • logo, szerkesztőbizottság információi
    • szervezői köszöntők
    • hírek és aktualitások az előző napról
    • leader és student interjúk az előző napról
    • versenyforduló beszámolók, értékelések
    • kirándulás beszámolók
    • gálaesemények
    • elnöki értékelés
    • csillagászati hírek, érdekességek
    • magyarországi csillagászat bemutatása
    • rejtvény / vicc / képregény
    • fotók az előző napi eseményekről
    • Impresszum
• 5. Fotózások:
  • Fotózás az olimpia teljes ideje alatt.
  • Darabszám: összesen minimum 700, maximum 800 db fotó.
  • Kiterjesztés: JPEG
  • Felbontás: 12,8 Mp Igény esetén webre optimalizált felbontásban is szükségesek a fotók.
  • Helyszínek:
    • Liszt Ferenc Repülőtér, Budapest: 2019.08.02. 10:00-18:00, fotók készítése az érkező nemzetközi csapatokról, min. 55 fotó, leadási határidő: 2019.08.03. 10:00, engedélyeztetést a Diamond Congress Kft. intézi.
    • Leader helyszín minden eseményén az alábbiak szerint: Hunguest Hotel Helios, 8380 Hévíz, Vörösmarty u. 41. és Hunguest Hotel Panoráma, 8380 Hévíz, Petőfi Sándor u. 9. 2019.08.02-2019.08.10, fotók készítése az érkezésről, IBM meetingekről, életképek a kötetlen időtöltésről és szakmai megbeszélésekről, moderációról. Interjúfotók készítése. Min. 100 fotó. Leadási határidő: folyamatosan, az aznapi olimpiai újság szerkesztéséhez.
    • Student helyszín minden eseményén az alábbiak szerint: Pannon Egyetem, Georgikon Kar, Pethe Ferenc Kollégium, 8360 Keszthely, Festetics György út. 5. Kollégium, tornaterem, kültéri sportpálya, tenisz és röplabda pályák, PE Georgikon Kar D épület Színházterem, 2019.08.02-10, Fotók készítése az érkezésről, szabadidős tevékenységekről, kültéri foglalkozásokról, versenyfordulókról, éjszakai fordulóról, strandolásról, színháztermi és klubtermi aktivitásról. Min. 200 fotó. Leadási határidő: folyamatosan, az aznapi olimpiai újság szerkesztéséhez.
    • Kirándulásokon az alábbiak szerint: Leader 1: Keszthely, Festetics Kastély, Balatoni hajóút, Szigligeti vár, Halászkert étterem borvacsora, Badacsony. 2019.08.05. egész nap. Leader 2: Tihany, Tihanyi Bencés Apátság, Fogas Csárda, Levendulaház és környékbeli látnivalók. 2019.08.07., egész nap. Student 1: Sümeg, várjátékok, ebéd, várlátogatás. 2019.08.05. egész nap. Student 2. Tihany, Tihanyi Bencés Apátság, Fogas Csárda, Levendulaház és környékbeli látnivalók. 2019.08.08. egész nap. Fotók készítése a kirándulás eseményeiről, a résztvevőkkel. Min. 200 fotó. Leadási határidő: a kirándulási napok után, az aznapi olimpiai újság szerkesztéséhez.
    • Nyitó és zárógálán, zárópartin az alábbiak szerint: Nyitógála: Csány-Szendrey Általános Művelődési Központ, 8360 Keszthely, Fodor u. 43., 2019.08.03. 11:00-13:00 Fotók készítése a nyitógála prominens eseményeiről. Min 50 fotó. Leadási határidő: 2019.08.03 18:00. Zárógála: Csány-Szendrey Általános Művelődési Központ, 8360 Keszthely, Fodor u. 43., 2019.08.09. 19:00-21:30. Fotók készítése a zárógála prominens eseményeiről. Min 50 fotó. Leadási határidő: 2019.08.10. Záróbuli: Pannon Egyetem, Georgikon Kar, Pethe Ferenc Kollégium, 8360 Keszthely, Festetics György út. 5., kollégium udvara. 2019.08.07. 20:00-23:00 Fotók készítése a záróbuli prominens eseményeiről. Min. 50 fotó. Leadási határidő: 2019.08.08 16:00.
    • Szponzori alkalmakon az alábbiak szerint: Pontos helyszín: Keszthely, későbbi egyeztetés során derül ki. Dátum: 2019.08.02-2019.08.10 között, max. 2 esemény. Fotók készítése nyilvános szponzori eseményről (pl. nyilvános járdacsillagászati bemutató). Min. 20 fotó. Fotók leadási határideje: Akció napján 18:00.
  • Felhasználás (képtől függően):
    • weblapon hírekben
    • weblapon fotógalériában
    • facebookon
    • instagramon
    • olimpiai filmben vágóképnek
    • sajtótájékoztatóhoz
• 6. Videós tartalmak, forgatások:
  • Arculati és szponzori animációk: A rendezvényen (helyszínen) és a rendezvény előzetes beharangozása során felhasznált animációk elkészítése, melyek a szponzorok, támogatók, szakmai partnerek logóit tartalmazzák és az IOAA főbb arculati elemeit.
  • Felbontás: Full HD
  • Hossz: 15-30 mp (igény esetén végtelenítve)
  • Formátum: MP4.
  • Olimpiai kisfilm készítése angol nyelvű felirattal és zenével az alábbiak szerint:
    • forgatás az olimpia ideje alatt
    • 3 fős stáb folyamatos jelentéssel
    • leader és student helyszíneken, meetingek, versenyfordulók
    • távcsöves és planetáriumi forduló
    • kirándulások
    • gálák
    • 5-8 perces aftermovie vágása, fényelés, zene
    • Kisfilm bemutatása a zárógálán
    • Nyilvánossá tétel honlapon, Youtube-on
  • Forgatáshoz szükséges felszereléssel kapcsolatos elvárások:
    • 2 db Sony A7sII kamera
    • 2 db Ronin-S gimbal (kameramozgató eszköz)
    • 2 db Canon 17-40 mm objektív 4.0
    • 2 db Canon 24-70 mm objektív 2.8
    • 2 db Canon 70-200 mm objektív 2.8
    • 2 db Manfrotto 502-es állvány
    • 2 db Rode videomic pro mikrofon
    • 1 db Phantom 4 pro drón
  • Forgatási helyszínek, időpontok pontos listája:
    • Leader helyszín fontosabb eseményeiről: Hunguest Hotel Helios, 8380 Hévíz, Vörösmarty u. 41. és Hunguest Hotel Panoráma, 8380 Hévíz, Petőfi Sándor u. 9. 2019.08.02-2019.08.10. Vágóképek készítése az érkezésről, IBM meetingekről, szabadidős medencei időtöltésről, moderációról.
    • Student helyszín fontosabb eseményein: Pannon Egyetem, Georgikon Kar, Pethe Ferenc Kollégium, 8360 Keszthely, Festetics György út. 5. Kollégium, tornaterem, kültéri sportpálya, tenisz és röplabda pályák, Keszthely Helikon strand. 2019.08.02-10. Vágóképek és rövid jelenetek az érkezésről, szabadidős tevékenységekről, kültéri foglalkozásokról, versenyfordulókról, éjszakai fordulóról, strandolásról.
    • Kirándulásokon Leader 1: Keszthely, Festetics Kastély, Balatoni hajóút, Szigligeti vár, Halászkert étterem borvacsora, Badacsony. 2019.08.05. egész nap. Leader 2: Tihany, Tihanyi Bencés Apátság, Fogas Csárda, Levendulaház és környékbeli látnivalók. 2019.08.07., egész nap. Student 1: Sümeg, várjátékok, ebéd, várlátogatás. 2019.08.05. egész nap. Student 2. Tihany, Tihanyi Bencés Apátság, Fogas Csárda, Levendulaház és környékbeli látnivalók. 2019.08.08. egész nap. Vágóképek és rövidjelenetek készítése a kirándulás eseményeiről, a résztvevőkkel.
    • Nyitógálán és zárópartin: Nyitógála: Csány-Szendrey Általános Művelődési Központ, 8360 Keszthely, Fodor u. 43., 2019.08.03. 11:00-13:00 Vágóképek készítése a nyitógála prominens eseményeiről. Záróbuli: Pannon Egyetem, Georgikon Kar, Pethe Ferenc Kollégium, 8360 Keszthely, Festetics György út. 5., kollégium udvara. 2019.08.07. 20:00-23:00 Vágóképek készítése a záróbuli prominens eseményeiről.
    • Szponzori alkalmakon Pontos helyszín: Keszthely, későbbi egyeztetés során derül ki. Dátum: 2019.08.02-2019.08.10 között, max. 2 esemény. Vágóképek készítése nyilvános szponzori eseményről (pl. nyilvános járdacsillagászati bemutató).
  • A kisfilm leadásának határideje: 2019. augusztus 9. 10:00
• 7. Digitális marketing a megelőző időszakra, és a versenyhéten:
  • Megelőző időszak: a versenyhét első napját (2019. augusztus 2.) megelőző 4 hónap, magyar nyelven
  • Versenyhét időszaka: 2019. augusztus 2-11., angol és magyar nyelven
    • Bevezetés
    • Röviden az inbound-ról és a Flywheel-módszerről
    • Stratégiai célok
    • Célcsoportok
    • Marketing perszónák
    • Iparági kitekintés, versenytársak
    • SEO-elemzések
    • Kulcs üzenetek azonosítása
    • KPI-ok meghatározása flywheel fázisok alapján
    • Marketing funnel (buyer journey)
    • Taktikák
    • Kampányok
    • Dedikált erőforrások (kollégák, szoftverek, stb.)
    • Kontentek elvárt száma a versenyhetet megelőző időszakban: minimum heti 5 tartalom összesen
    • Tartalmak elvárt száma a versenyhéten: minimum napi 2
    • Elsődleges csatornák:
      • IOAA saját blog (magyar weboldalon)
      • Facebook
      • Instagram
      • Hírlevél (mailchimp)
      • Sajtó, mainstream médiumok
      • Youtube
      • SEM (főleg Google)
    • Másodlagos csatornák:
      • LinkedIn
      • Quora
    • Kontent típusok: edukáló, inspiráló, meggyőző, szórakoztató (4 fő kategória)
      • Videók
      • Infografikák
      • Influencer és vendég blogger tartalmak
      • Social posztok (szöveges, képi, videós tartalmak)
      • LIVE-bejelentkezések
      • Blogposztok
      • Közlemények
    • A felületeket a pályázat nyertese adminisztrálja, beleértve a posztok létrehozását, időzítését, a kommentek esetleges moderálását és a hirdetési kampányokat is. Ehhez elsősorban a saját erre a célra vásárolt marketing eszközeit használja.
    • Blogposztok: a megelőző időszakban kéthetente 1 blogposzt, a versenyhéten heti 2 blogposzt (1500-2500 karakterig bezárólag). A téma kategóriák szintén: edukáló, inspiráló, meggyőző, szórakoztató (a versenyt megelőzően általánosabb tartalmak is, a versenyhéten az eseményhez kapcsolódóak vannak túlsúlyban. Konkrét blogposzt címeket, témákat addig nem határoznánk meg, amíg nem készül el a stratégia, mert csak a levegőbe lövöldöznénk, nem lenne hatékony a projekt sikere szempontjából.
    • A blog az IOAA magyar weboldalának része lesz
    • A tartalmakat Vízió készíti és a szakmai szervezők ellenőrzik, minden esetben publikálás előtt
  • A tartalmat a digitális marketing aktivitásokhoz a szakmai vezetővel kell egyeztetni.
  • A digitális marketingre pontos ütemtervet kérünk az egyes időszakokra vonatkozó részletes feladatokkal a 2019.05-08. hónap közötti időszakra
• 8. Kreatívok grafikai tervezése:
  • A kampányokhoz szükséges kreatívok legyártása
  • Szórólap: méret A5/LA4, színes, angol nyelvű
  • Progamfüzet: méret A4, színes, angol nyelvű
  • Térkép: méret A5, színes, angol nyelvű
  • Infografikák tervezése
  • Poszt kreatívok tervezése
  • Kisebb videókhoz kreatívok tervezése
  • Animációk tervezése
• 9. PPC kampányokhoz hirdetési költések az alábbi platformokon:  
  • Google
  • FB
  • Instagram
  • Youtube
• 10. Kommunikációs és PR tevékenység:
  • Médiamegjelenések országos médiában:
    • TV
    • rádió
    • online média
    • offline média
  • Javasolt médiumok: Rádió 1-Balázsék, TV2 Mokka, TV2 Tények, RTL Klub Reggeli, RTL Klub Híradó, M1 Ma Reggel, M1 Híradó, Hír TV híradó, Echo TV híradó, M2 Petőfi TV, M5, Duna TV, Petőfi TV, ATV Híradó, ATV Start, MTI, hirado.hu, We Love Budapest, Origo (címlap), Index.hu, HVG, port.hu, Lokál, Galaktika, Natgeo, Forbes, stb
  • Elvárt elérés a média kampánnyal: 2 millió fő (itthon).
  • Sajtókommunikáció:
    • Sajtóközlemény a verseny előtt és a versenyt követően
    • 1 db cornerstone sajtóközlemény a megelőző időszak végén
    • Médiamegjelenések a verseny előtt
    • Élő bejelentkezések a versenyen
    • Sajtóközlemény a versenyt követően
  • A pályázótól kérjük a médiamegjelenések összegyűjtését és archiválását. Leadási határidő: a verseny zárását követő 2 hét.

Letölthető állományok:
Felolvasólap.docx
Vállalkozói szerződés.doc

Bírálati szempont: legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás


További információk:

Alkalmassági feltétel:

• Ajánlattevő csatoljon egyszerű referencianyilatkozatot az ajánlattételi felhívás megjelentetését megelőző 3 év során legalább 1 db min. 500 fő részvételével megvalósult rendezvény PR/ kommunikációs tevékenységének lebonyolításáról.

Figyelem! A referencianyilatkozat formailag akkor megfelelő, ha tartalmazza legalább a teljesítés idejét (év és hónap), a szerződést kötő másik fél megnevezését és a részéről információt adó személy nevét, elérhetőségét, valamint a szolgáltatás tárgyát.

 

Fizetési feltételek: Vállalkozó a szolgáltatás díjáról 2 db részszámlát és 1 db végszámlát nyújthat be teljesítésigazolást követően, az alábbiak szerint:

• 2019. március 31-én: Az 1. 2. és 3. feladatok teljesítését követően 1. részszámla,
• 2019. június 30-án: A 9. feladat teljesítését követően 2. részszámla,
• 2019. augusztus 24-én: A 4. 5. 6. 7. 8. és 10. feladatok teljesítését követően végszámla.

Megrendelő a számlákat a számlák kézhezvételétől számított 30 napos fizetési határidővel, átutalással teljesíti.


Ajánlat benyújtásának módja:
Felhívjuk az ajánlattevők figyelmét, hogy 2015.09.01-től ajánlatot kizárólag csak elektronikus formában, - a honlapon feltöltve - fogad be az ajánlatkérő.
( A borítékban beadott ajánlat érvénytelen!)
A dokumentációban kérjük feltüntetni az ajánlati sorszámot. Ajánlatát cégszerűen aláírt pdf formátumban, az adott eljárás weboldalán a jobb felső sarokban levő "ajánlattétel" linken keresztül tudja az ajánlattevő feltölteni.

További információ kérhető:

Az ajánlatkérő hivatalos kapcsolattartója: Szöllősy Ervin, irodavezető

szollosy.ervin@gmf.u-szeged.hu

Az ajánlatkérő szakmai kapcsolattartója: Dr. Hegedűs Tibor, igazgató SZTE Bajai Obszervatóriuma, tel: +36 (79) 424-027

email: hege@electra.bajaobs.hu


Az eljárás nyelve: magyar, de az ajánlatkérő angol nyelvű ajánlatot is elfogad. Jelen felhívással Ajánlatkérő olyan cégek jelentkezését várja, akik megfelelő pénzügyi háttérrel rendelkeznek valamint képesek a mielőbbi szállítására. Az ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlattevőktől további írásbeli tájékoztatást kérjen 5 munkanapon belül, a tájékoztatási igény minden ajánlattevőnek történő egyidejű megküldésével, az érvényes jelentkezések alapján. Ezek után az ajánlatkérő elvégzi az ajánlatok értékelését, amelynek eredményéről a lehető legrövidebb időn belül értesíti az Ajánlattevőket.

Ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy a jelen felhívás lefolytatásától indoklás nélkül részlegesen, illetve teljes mértékben elálljon. Az Ajánlatkérő nem vállal felelősséget az elállásból származó következményekért.

A jelen felhívás egyetlen Ajánlattevő által sem tekinthető az Ajánlatkérő által tett szerződéses ajánlatnak vagy kötelezettségvállalásnak. A felhívás és a pályázati eljárás az Ajánlatkérő belső szabályai alapján történik.

Nyertes ajánlattevő: Vízió Hungary Communication Kft., 1027 Budapest, Bem József u. 6.
Nyertes ajánlati ár: 8 050 000,-Ft+ÁFA