Ajánlat sorszáma: SZTE/2018/PSZ08880

Ajánlattételi határidő: 2018. május 07 15:00

Szállítás, teljesítés tervezett időpontja: Felek a szerződést a szerződéskötés időpontjától számított határozatlan időtartamra kötik.

A beszerzés rövid ismertetője:

Szigorúan titkos egészségügyi dokumentáció elszállítása, majd hosszú ideig tartó tárolása a GCP szerinti elvárásoknak megfelelő helyiségben, az alábbiak szerint:

• A dokumentáció irattartó mappákban található, az ezek tárolására megfelelő dobozokat (mérete: 360x310x310 mm) a Vállalkozónak kell biztosítania, amelyek a továbbiakban Megrendelő tulajdonát fogják képezni.
• Megrendelő a szerződéskötéskor tervezetten 400 dobozt kíván vásárolni, és az első évben tervezetten 300 doboznyi dokumentumot kíván elszállíttatni 2 szállítmány formájában.
• Megrendelő ezt követően évente tervezetten 100-100 dobozt kíván vásárolni, és évente tervezetten 100-100 dobozt kíván elszállíttatni évente egy alkalommal
• Megrendelő a szerződéskötést követő 4 éves időszak alatt összesen megközelítőleg 700 dobozt kíván vásárolni és tervezetten 600 dobozt kíván elszállíttatni, illetve tároltatni.
• Vállalkozó feladata továbbá szükség esetén adott dobozok kikeresése és visszaszállítása Megrendelő telephelyére (terv szerint maximum 6 doboz évente, amelyek kiszállítása a megrendelő székhelyére a vállalkozó feladata) a kérést követő 48 órán belül, majd ezek visszaszállítása a következő évi szállítmánnyal. Tervezetten évi 2 kiszállítás. Vállalkozó kizárólag ezen dobozok szállításával harmadik felet is megbízhat, amennyiben a szállítandó dobozokat plombázva adják annak át, amelyet a Megrendelő nyit fel a szállítás végén.
• Az archiválandó dokumentumok tárolására biztosított helyiségnek meg kell felelnie a GCP által támasztott következő feltételeknek:
  • rendelkezzen biztonságos, jogtalan belépést megakadályozó, pl. zárakkal vagy elektromos beléptető rendszerrel, logolt belépéskövetéssel (igény szerint ezen logok rendelkezésre bocsátása);
  • legyen ellenálló az időjárási körülményeknek;
  • az esetleges tűzoltásra használt vízvezetékeken kívüli egyéb vízvezetékektől legalább 100 m távolságra legyen, hogy az esetleges szivárgások következtében ne sérülhessenek meg az archivált anyagok;
  • rendelkezzen automata tűzjelző rendszerrel, valamint automata tűzoltó berendezéssel;
  • az archívumban vagy annak közelében nyílt láng vagy sugárzó hőforrás használata tilos;
  • az elektromos berendezések használata minimálisra csökkentett;
  • legyen biztosított a kártevők (pl. rágcsálók, rovarok) elleni védekezés;
  • ellenőrzött legyen legalább hetente egyszer (esetenként gyakrabban is) a hőmérséklet és a páratartalom;
• A 4 évre megadott darab és alkalomszámok tervezettek, melyek változhatnak.
  

Letölthető állományok:
Felolvasólap irattárazás.docx
Vállalkozói szerződés KVKI.doc

Bírálati szempont: összességében legelőnyösebb ajánlat

bírálati szempont	súlyszám	leírás
legalacsonyabb összegű ajánlati ár	8	4 évre vonatkozó ajánlati ár (nettó Ft/4 év) Ajánlatkérő a 4 évre mindösszesen megadott nettó árakat fogja értékelni a bírálat során. Az ajánlati árat a felhíváshoz csatolt táblázat beárazásával kell megadni. A legalacsonyabb árat adó ajánlattevő 10 pontot kap, míg a többi az ajánlatához képesti arányosított pontot, mely felszorzásra kerül a súlyszámmal.
Ajánlattevő rendelkezik-e érvényes ISO 14001 tanúsítvánnyal (igen/nem):	1	Igazolási mód: Ajánlattevő csatolja az érvényes ISO 14001 tanúsítványa másolatát. igen válasz: 1 pont, nem válasz: 0 pont felszorozva a súlyszámmal
Ajánlattevő valamely szerződött partnerének volt-e az elmúlt 5 év során sikeres GCP auditja (igen/nem):	1	Igazolási mód: Ajánlattevő csatoljon referencianyilatkozatot az ajánlattételi felhívás megjelentetését megelőző 3 évből távarchiválásról, melyet egészségügyi intézménynek/gyógyszergyártónak/gyógyszerforgalmazónak végez és az adott időszakon belül a szerződött partnerénél GCP audit volt igen válasz: 1 pont, nem válasz: 0 pont felszorozva a súlyszámmal

További információk:

Ajánlattevő az összességében legelőnyösebb ajánlatot hirdeti nyertesnek. Az egyes szempontok szerint kapott pontértékek összeadását követően a legtöbb pontot kapott ajánlattevő a nyertes.

Az ajánlatot a mellékelt felolvasólap kitöltésével kérjük megadni.

Ajánlattevővel szembeni elvárások:

• Ajánlattevő nyilatkozzon, hogy kötelezettséget vállal a felhívásban lévő szerződéstervezet megkötésére és teljesítésére, melynek tartalmát megismerte és fenntartások nélkül elfogadja. A szerződéstervezet a felhívás csatolmányaként megtekinthető.
• Ajánlattevő rendelkezzen érvényes felelősségbiztosítással, melynek ki kell terjednie a fentebb felsorolt káresemények fedezetére.

Igazolási mód: Ajánlattevő csatolja a felelősségbiztosítása, valamint a legutolsó aktuális díj befizetéséről szóló igazolása másolatát.

• Ajánlattevő rendelkezzen érvényes ISO 9001 és ISO 27001 tanúsítvánnyal.

Igazolási mód: Ajánlattevő csatolja az érvényes ISO 9001 és ISO 27001 tanúsítványa másolatát.

• Ajánlattevő rendelkezzen üzletmenet-folytonossági tervvel (BCP, Business Continuity Plan).

Igazolási mód: Ajánlattevő csatolja a terv másolatát (BCP egy oldalas összefoglaló valamint tartalomjegyzék).

• Ajánlattevő csatoljon referencianyilatkozatot az ajánlattételi felhívás megjelentetését megelőző 3 évből minimum 3 db távarchiválásról, melyet egészségügyi intézménynek/gyógyszergyártónak /gyógyszerforgalmazónak végez. A 3 db referencia közül – amennyiben van ilyen – 1 db referencia klinikai vizsgálati dokumentáció tárolására vonatkozó legyen, és lehetőség szerint 1 db referencia olyan, ahol az adott időszakon belül GCP audit volt.

Figyelem! A referencianyilatkozat formailag akkor megfelelő, ha tartalmazza legalább a teljesítés idejét (év és hónap), a szerződő egészségügyi intézmény/gyógyszergyártó /gyógyszerforgalmazó megnevezését és a részéről információt adó személy nevét, telefonszámát, a szolgáltatás tárgyát.

• Ajánlattevő csatolja a biztosítandó helyiség műszaki leírását, amely tartalmazza az elvárásoknak való megfelelőséget.
• Ajánlattevő csatoljon cégszerűen aláírt, lepecsételt nyilatkozatot a helyiség felsorolt GCP feltételeknek való megfelelőségről.

 

Benyújtandó dokumentumok:

• Felolvasólap
• Ajánlattevői nyilatkozat arról, hogy kötelezettséget vállal a felhívásban lévő szerződéstervezet megkötésére és teljesítésére, melynek tartalmát megismerte és fenntartások nélkül elfogadja.
• A helyiség részletes műszaki leírása, amely tartalmazza az elvárásoknak való megfelelőséget (elvárás az irattár, a tűzjelző és tűzoltó rendszer, a beléptetőrendszer, az őrző-védő rendszer, valamint az igényelt szolgáltatások munkafolyamatainak részletes leírása, fényképek csatolása a helyiségről).
• Aláírt, lepecsételt ügyvezetői nyilatkozat a helyiségnek a GCP által elvárt, a felhívásban felsorolt elvárásoknak való megfelelőségéről.
• Érvényes felelősségbiztosítási kötvény másolat (feltüntetve, hogy mire terjed ki), valamint a legutolsó aktuális díj befizetéséről szóló igazolás másolat.
• Az érvényes ISO tanúsítványok másolatai.
• BCP egy oldalas összefoglaló valamint tartalomjegyzék.
• Az archívumvezető önéletrajza.
• Referencianyilatkozat a megadott minimális tartalommal.

Fizetési feltételek: Vállalkozó teljesítésigazolást követően az egyszeri költségekről (dobozok ára, szállítás, kikeresés, stb.) számla benyújtására jogosult a tényleges darab/alkalom számoknak megfelelően az egységárai alapján, valamint a havi tárolásról teljesítésigazolást követően félévente 1-1 db számla benyújtására jogosult. Megrendelő a számlák összegét a számla kézhezvételétől számított 30 napos fizetési határidővel, átutalással teljesíti.


Ajánlat benyújtásának módja:
Felhívjuk az ajánlattevők figyelmét, hogy 2015.09.01-től ajánlatot kizárólag csak elektronikus formában, - a honlapon feltöltve - fogad be az ajánlatkérő.
( A borítékban beadott ajánlat érvénytelen!)
A dokumentációban kérjük feltüntetni az ajánlati sorszámot. Ajánlatát cégszerűen aláírt pdf formátumban, az adott eljárás weboldalán a jobb felső sarokban levő "ajánlattétel" linken keresztül tudja az ajánlattevő feltölteni.

További információ kérhető:

Az ajánlatkérő hivatalos kapcsolattartója: Szöllősy Ervin, irodavezető

szollosy.ervin@gmf.u-szeged.hu

Az ajánlatkérő szakmai kapcsolattartója: Rekecki Major Judit, minőségbiztosítási munkatárs SZTE MSF Klinikai Vizsgálatokat Koordináló Iroda, tel: +36 (30) 626-5908

email: rekecki.major.judit@rekt.szte.hu


Az eljárás nyelve: magyar, de az ajánlatkérő angol nyelvű ajánlatot is elfogad. Jelen felhívással Ajánlatkérő olyan cégek jelentkezését várja, akik megfelelő pénzügyi háttérrel rendelkeznek valamint képesek a mielőbbi szállítására. Az ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlattevőktől további írásbeli tájékoztatást kérjen 5 munkanapon belül, a tájékoztatási igény minden ajánlattevőnek történő egyidejű megküldésével, az érvényes jelentkezések alapján. Ezek után az ajánlatkérő elvégzi az ajánlatok értékelését, amelynek eredményéről a lehető legrövidebb időn belül értesíti az Ajánlattevőket.

Ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy a jelen felhívás lefolytatásától indoklás nélkül részlegesen, illetve teljes mértékben elálljon. Az Ajánlatkérő nem vállal felelősséget az elállásból származó következményekért.

A jelen felhívás egyetlen Ajánlattevő által sem tekinthető az Ajánlatkérő által tett szerződéses ajánlatnak vagy kötelezettségvállalásnak. A felhívás és a pályázati eljárás az Ajánlatkérő belső szabályai alapján történik.

Nyertes ajánlattevő: Iron Mountain Magyarország Kft., 1093 Budapest, Czuczor u. 10.
Nyertes ajánlati ár: 1 202 784,-Ft+ÁFA