ETR-ről Neptunra vált a Szegedi Tudományegyetem – kérdések-válaszok!

Miért szükséges az Egységes Tanulmányi Rendszerről (ETR) váltani a Neptun Egységes Tanulmányi Rendszerre (Neptun)?

Karsai Krisztina: Az intézmény kényszerhelyzetbe került, mivel az ETR támogatása megszűnik, így mint minden hazai felsőoktatási intézmény, a szegedi egyetem is kénytelen váltani. A Szegedi Tudományegyetem az utolsó nagy hazai intézmény, amelyik átáll a Neptun rendszerre, rajtunk kívül öt kisebb intézmény vált még 2017-ben.

Mikor indul az új rendszer?

Karsai Krisztina: Az elsődleges cél, hogy 2017 áprilisában elinduljon a Neptun. Az Oktatási Igazgatóság adatai és tapasztalatai szerint a tanulmányi rendszer terheltsége adminisztratív szempontból áprilisban és novemberben a legalacsonyabb. Emiatt az áprilisi bevezetést és átállást választottuk. Így ha bármi előre nem látható probléma lépne fel az áprilisi átállás során, akkor a novemberi tartalék időpontig azok rendezhetők. Mindent megteszünk a zökkenőmentes átállás érdekében, a lehetséges problémák kiküszöbölésére, de természetesen, mint minden új rendszer bevezetése, a Neptun indulása is türelmet és megértést igényel a felhasználóktól.

Milyen ütemezésben zajlik a két rendszer közötti váltás?

Szakál Péter: Az átállás már jelenleg is zajlik, az informatikai rendszerek összehangolása, a központi szerver fejlesztése és a rendszer paraméterezése folyik. A tanév kezdete, 2016 szeptembere óta elkezdtük a felkészülést az átállás felhasználók által érzékelhető részének megszervezésére. Ehhez az szükséges, hogy az ETR-ben lévő adatok teljes körűen kerüljenek át a Neptun rendszerbe, hiszen ez jelenti a tanulmányi adminisztráció alapját. Ez az adatmigráció és ellenőrzés áprilisban 3 hétig tart majd: egy hét az adatok konvertálása, egy hét az informatikai ellenőrzés és egy hét a tesztidőszak. A hallgatók, az oktatók és az adminisztratív munkatársak ezt követően vehetik birtokba a rendszert.

Mi történik az ETR-ben meglévő, egyes hallgatókhoz kapcsolódó kurzusokkal, kreditekkel személyes és pénzügyi adatokkal?

Szakál Péter: Április első hetében lezárjuk az ETR-t, megkezdődik az adatok konvertálása a Neptunba. A forrásadatok archiválásra kerülnek, vagyis módosítani nem lehet már rajtuk, ugyanakkor nem vesznek el, a felhasználók a jövőben is hozzáférnek majd minden ETR-ben szereplő adatukhoz, kurzusteljesítésükhez. Maradéktalan pontosságú adatátvitelt célzunk meg, de a teljes archiválás miatt bármilyen kérdés vagy probléma esetében rendelkezésre fog állni ezt követően is az eredeti adatok teljes köre. A felhasználóknak ezen adatok lementésével nincs teendője, azok az átállás után is bármikor előkereshetőek lesznek. A hallgatók azonban már jelenleg is kinyomtathatnak maguknak tárgyelemenkénti kreditkimutatást, amellyel könnyen meggyőződhetnek a Neptunba átkerült teljesítéseik helyességéről.

Változnak-e a hozzáférési jogosultságok? Ki tud hozzáférni az új rendszerben az adatokhoz?

Szakál Péter: A tanulmányi rendszerben tárolt adatokhoz való hozzáférések, a jogosultsági rendszer alapvetően nem változik. Ahogy az ETR-ben, a Neptunban is mindenki a saját adataihoz, valamint a szerepkörökhöz kötött adatokhoz fér hozzá a jelenlegivel megegyező felhasználó névvel és jelszóval.

Hogyan zajlik a tanulmányi osztályokon dolgozók képzése, a hallgatók és oktatók tájékoztatása az új rendszer használatáról?

Karsai Krisztina: Mivel az adminisztratív dolgozókat nagymértékben érinti a változás, ezért számukra oktatást szervezünk. A meglévő elektronikus tananyagokat és videókat számukra jelenléti oktatással egészítjük ki, ahol próbarendszeren sajátíthatják el a szerepkörüknek megfelelő feladatokat. A képzés a kari igényekhez alkalmazkodva zajlik, időtartama az adminisztrációs munkatársak létszámától és feladatmegosztásától függ. Szerepkörtől függetlenül, mindenki kap egy alapos elméleti felkészítést a rendszer nyújtott lehetőségekről, azért, hogy a későbbi szerepkör változtatások is zökkenőmentesen történjenek. Az oktatás végén minden résztvevőnek vizsgát kell tenni. Jelenleg a képzési igények felmérésénél tarunk, a képzések február második hetében indulnak a távoktatásos tananyaggal. A felkészülés része az is, hogy a dékáni hivatalokkal és a tanulmányi osztályokkal heti kapcsolatban állunk, hogy a felmerülő kérdésekre azonnal tudjunk reagálni. A karok mellett természetesen az Oktatási Igazgatóság munkatársai, és minden, tanulmányi rendszert használó központi szervezeti egység dolgozója is részt vesz az oktatásokon. A két rendszer eltérő terminológiát használ, ezért az eltérő kifejezések értelmezésére szótárat készítünk, ezzel is hozzájárulva a képzés sikerességéhez.

A hallgatókat és az oktatókat kevésbé érinti a változás, mivel az általuk használt funkciók jelentősen nem változnak, csak az elérési felület. Számukra tájékoztató előadásokat, rövid oktató videókat biztosítunk például arról, hogy az új rendszerben hogyan végezhető el a vizsgajelentkezés, kurzusfelvétel, jegybeírás vagy pénzügyek intézése.

A változás hogyan érinti a CooSpace és Modulo felületeket? Az átállás időszakában milyen hallgatói ügyeket és hogyan lehet intézni?

Karsai Krisztina: Fontos leszögezni, hogy a Coospace és a Modulo továbbra is működni fog, ezt nagyon fontosnak tartjuk nemcsak a kiváló funkcióik és használatuk elterjedtsége miatt, hanem a felhasználók komfortérzetének megőrzése, erősítése szempontjából is.

A CooSpace-t nem érinti a változás, mivel az adott időszakban nincsenek olyan funkciói, amelyek a tanulmányi rendszerhez kötött kapcsolatot igényelnének. A CooSpace elsősorban tanulmányi tér, a képzésekhez, kurzusokhoz tartozó információk, tanagyagok változatlanul elérhetők lesznek. Ezeknek a helye nem változik, a hallgatók a szorgalmi időszakban folyamatosan hozzáférnek ezekhez az anyagokhoz, az oktatók ugyanúgy tudnak majd feltölteni tananyagokat.

Szakál Péter: A Modulo az átállás alatt is üzemel, kisebb korlátozásokkal. Ügytípusonként eltérő, hogy milyen kérelmek lesznek elérhetők. A Moduloban vannak olyan funkciók, melyek a tanulmányi rendszerből igényelnek adatokat, ezek működésében lesz változás. A 3 hetes üzemszünet idején csak a tanulmányi osztályokon lehet papíralapon jogviszony-igazolást kérni (célszerű ezért ezt még az ezt megelőző időszakban megtenni), és az ETR-be korábban fel nem vitt külső tanulmányokról nem lehet majd kreditátvitelt kérni.

Hogyan érinti a kurzusfelvételt az átállás? Megmarad-e az ETR-ben használt rangsoros kurzusfelvétel?

Szakál Péter: Igen, megmarad a rangsoros kurzusfelvétel, az ügyrendek nem változnak. Augusztusban, a kurzusfelvétel idején a hallgatók az egyetemi naptárban meghatározott időszakban folyamatosan, a megszokott módon jelentkezhetnek a kiválasztott kurzusra, majd a rendszer attól függően, hogy milyen messze állnak a végzés időpontjától, hogy kötelező-e számukra az adott tantárgy és, hogy mennyiszer próbálták már teljesíteni, sorba állítja a jelentkezőket. Ezután indul a versenyalapú kurzusfelvétel a szabad helyekre. Arra törekszünk, hogy a kurzusfelvételi időszakokban is a lehető legszélesebb hozzáférést biztosítsuk a hallgatóknak, ezért a rendszer terhelését időben megosztjuk, vagyis lépcsőzetesen, karonként más-más időben kezdődnek a kurzusfelvételek, ahogy azt korábban szintén megszokhatták.

Milyen címen lehet majd elérni a rendszert és mi kell a belépéshez? Változnak-e az EHA-kódok? Mi történik a már végzett hallgatók EHA-kódjaival?

Szakál Péter: Az egyetemi portálon keresztül lehet majd ugyanúgy elérni, mint most az ETR-t. Az SZTE honlapon a legfelső sorban a Neptun menüre kattintva. Az EHA kódok nem változnak, a belépésnél az eddigi kódot és jelszót kell használni. A már végzett hallgatók adatai sem változnak, EHA kódjuk és jelszavuk automatikusan átkerül az új rendszerbe. Az augusztusban felvett új hallgatók pedig már Neptun azonosítót és hozzá tartozó jelszót kapnak.

Mennyiben fog különbözni a két felhasználói felület?

Szakál Péter: A tanulmányi ügyintézés alapvetően nem változik, a két rendszer ügymenete nagyban hasonlít. Az ETR-ben megszokott megjelenés megváltozik, de a Neptun felülete is felhasználóbarát, könnyen érthető funkciókkal. A képzésekkel és tájékoztató anyagokkal is azt szeretnénk elérni, hogy a rendszerek közötti váltás a felhasználóknak ne jelentsen nagyobb problémát, mint ahogy korábban az ETR, CooSpace vagy a Modulo újabb verzióra váltása sem okozott problémát a tanulmányi ügyintézésben részt vevő kollégák számára. Ezen kívül Neptun is többnyelvű és ugyanúgy elérhető megfelelő okos eszközökről, mint az ETR.

Hogyan érinti az új rendszer az SZTE-n tanuló külföldi hallgatókat? Mi történik az ő adataikkal, kurzusaikkal?

Karsai Krisztina: Ahogy a magyar, úgy a külföldi hallgatók ETR-s adatai is átkerülnek a Neptunba. Az új rendszert ugyanazokkal a feltételekkel használhatják, mint korábban az ETR-t. Az angol nyelvre fordított leírások, útmutatók a Neptunban is elérhetők lesznek és természetesen az átállásról a külföldi diákokat is tájékoztatjuk.

SZTEinfo